Werkbladen klachten en meldingen

1. Routekaart uit je eigen stukken

Statuten, artikel over klachten of geschillen:
Huishoudelijk reglement, artikel:
Aparte klachtenregeling, vastgesteld op:
Meldingsprocedure, vastgesteld op:
Gedragscode, vastgesteld op:
Regeling van koepel of bond: wel / niet, welke:
Tuchtrecht van toepassing: ja / nee / onbekend
Vrijwilligers ondertekenden verklaring van onderwerping: ja / nee / n.v.t.
Wat er nergens staat:

2. Meldpunt

Waar meldt iemand zich (adres of formulier):
Loopt dit langs het bestuur: ja / nee
Vindbaar op (webpagina), zonder inloggen:
Ook vermeld in:
Ontvangstbevestiging binnen _____ dagen:
Terugkoppeling binnen _____ weken:
Aanspreekpunt (vertrouwenscontactpersoon), naam en bereikbaarheid:
Vertrouwenspersoon, naam of externe organisatie:
Wat wij doen als een van beide er niet is:

3. Toets op de gedragscode

Bepaling (letterlijk overnemen):
Toetsbaar of intentie:
Concretere formulering als het een intentie is:
Onderwerp gedekt: reikwijdte / omgangsregels / minderjarigen / digitaal contact
en foto’s / integriteit en geld / wat je doet als je iets ziet / waar je terechtkunt /
sanctie bij overtreding
Ondertekend door: bestuur / trainers of begeleiders / alle vrijwilligers / leden
Ook door wie er al jaren zit: ja / nee
Wanneer besproken in het bestuur:

4. Wat het bestuur vastlegt

Datum melding ontvangen, via wie:
Doorgeleid naar (orgaan), op datum, op grond van artikel:
Opdracht en termijn aan de commissie:
Oordeel of advies ontvangen op:
Controle hoor en wederhoor (vijf punten), uitkomst:
Besluit over de opvolging, met motivering:
Bij afwijken van een advies, waarom:
Wie niet meebesloot en waarom:
Meegedeeld aan beide partijen op:
Bezwaar mogelijk tot:

5. Kanaal en archief

Kanaal van de commissie (buiten het domein van de vereniging):
Archief van de commissie, waar:
Beheerd door (secretaris van de commissie):
Onze ICT-beheerder is (functie):
Kan die persoon bij het archief: ja / nee
Bewaartermijn en de reden:
Eigen dossier van het bestuur, waar en toegankelijk voor:
Wat in de notulen komt:
AI-assistent op mailbox of archief uitgezet en gecontroleerd op:

6. Integriteitsmelding

Wat is er gemeld, feitelijk en zonder namen:
Bevoegd orgaan (kascontrolecommissie / ALV / extern):
Wanneer vergadert dat orgaan:
Stukken veiliggesteld op (datum), door:
Toegang beperkt: ja / nee, wat en waarom:
Verzekeraar geïnformeerd op:
Wie heeft een persoonlijk belang en doet niet mee:
Bescherming van de melder, welke afspraken:
Signalen van benadeling, gezien op: