Bestuur en organisatie · online sessie

Bestuurlijke overdracht: kan je opvolger binnen 48 uur beginnen?

Rond de ALV wisselen bestuursleden. Jullie maken samen een overdracht waarmee een opvolger kan handelen: de eerste handelingen, de leidende bronnen, de benodigde toegang en wat juist niet automatisch mee mag.

Voor vertrekkende en nieuwe bestuursleden, liefst samen in één bijeenkomst.

Ongeveer 75 minuten. Er worden geen wachtwoorden, herstelcodes of gevoelige dossiers gedeeld, ook niet met AI.

Vooraf klaarzettenBekijk het programma

Samen maken

Eerst voordoen, dan samen uitvoeren

Ik deel mijn scherm en laat iedere stap zien. Daarna voer je die stap uit op je eigen computer of laptop, met hulp waar nodig. Deze pagina blijft na de bijeenkomst beschikbaar.

Vooraf

Wat je klaarzet

Reken op 10 minuten. Lukt iets niet, laat het me dan vooraf weten.

Vooraf klaarzetten · 10 minuten

Dit heb je nodig

  1. Open je gebruikelijke AI-tool en controleer of je bent ingelogd.
  2. Bedenk één bestuurstaak die je overdraagt of overneemt.
  3. Open de online vergaderlink en test je geluid.
  4. Zet geen wachtwoorden, herstelcodes of ledenlijsten klaar. Die zijn niet nodig.

Goed om te weten

Toegang is iets anders dan bevoegdheid

Dat iemand kan inloggen, betekent nog niet dat die persoon mag beslissen of betalen. Die twee worden apart vastgelegd.

Jullie werken waar mogelijk in tweetallen: wie vertrekt met wie het overneemt.

Programma · ongeveer 75 minuten

Zo verloopt de sessie

Ik begin elke stap met een korte toelichting of demonstratie. Er wordt gewacht tot iedereen mee kan.

01

10 minuten

De fictieve bestuurswissel

Bij vereniging Horizon stopt de secretaris over twee weken. Wat heeft de opvolger echt nodig?

02

25 minuten

De 48-uursscan

In tweetallen beantwoord je vijf vragen over je eigen taak, met de AI-opdracht hieronder. Daarna maak je er een tabel van.

03

15 minuten

Toegang en bevoegdheid

Welke accounts, rechten en volmachten horen bij de taak? Zonder wachtwoorden, wel met wie ze beheert.

04

15 minuten

Lopende zaken en opruimen

Welke toezeggingen, deadlines en contacten lopen door? En wat wordt bewaard, beoordeeld of verwijderd?

05

10 minuten

Afspraken

Wanneer vindt de overdracht plaats, wie controleert de toegang en wanneer is de overdracht klaar?

Tijdens de sessie

De 48-uursscan

Ik laat eerst zien hoe je deze opdracht gebruikt. Daarna kopieer je hem naar je eigen AI-tool. Je kunt hem na afloop opnieuw gebruiken.

Opdracht voor de AI

Vervang de tekst tussen de haken door je eigen situatie.

Bekijk de volledige tekst
Help mij een 48-uursscan voor een bestuurlijke overdracht maken.
Gebruik alleen de fictieve of geanonimiseerde informatie die ik geef.
Vraag achtereenvolgens naar:
1. de eerste drie noodzakelijke handelingen;
2. de leidende bron per handeling;
3. benodigde toegang en bevoegdheid;
4. deadlines, toezeggingen en afhankelijkheden;
5. informatie die niet automatisch mee mag.
Maak daarna een tabel met: handeling, bron, toegang, risico en controle door de opvolger. Vul ontbrekende informatie niet zelf in.

Na afloop

Zo ga je verder

Je hoeft achteraf geen cursus af te maken. Deze punten helpen om de werkwijze vast te houden.

  1. Maak van de tabel een overdrachtsdocument en bewaar het op de afgesproken plek.
  2. Regel toegang via persoonlijke accounts, niet door wachtwoorden door te geven.
  3. Controleer een maand na de wissel samen of de opvolger alles kan.
Cursus Bestuurlijke overdracht organiserenSimulatie De voorzitter valt uitSimulatie Een nieuw bestuurslid wegwijs makenAlle online sessies

Deze sessie aanvragen

Samen oefenen met jullie groep?

Stuur een bericht via het contactformulier en noem deze sessie. Ik kijk of het past en stem datum, opzet en kosten vooraf met je af. Zo werkt aanvragen.

Stuur een bericht