Eindproef - Een besluit onder tijdsdruk

Richttijd: 25 minuten, lezen en de opdracht doen.

De casus

Vereniging Horizon moet binnen twee weken laten weten of zij deelneemt aan een gezamenlijk evenement. De voorzitter wil deze week besluiten. Het financiële overzicht is voorlopig, een belangrijke vrijwilliger is niet geraadpleegd en de partnerorganisatie gebruikt andere voorwaarden dan vorig jaar.

Maak een compleet vergaderpakket. Gebruik fictieve gegevens en laat AI alleen werken met bronnen die je zelf in de oefening opneemt.

Deel 1 - Voorbereiding

1. Formuleer het agendadoel en de gewenste uitkomst.
2. Maak een stukkencheck met ontbrekende informatie en gevolgen.
3. Maak een korte voorzitterskaart met tegenspraak en tijdsbewaking.

Deel 2 - Het gesprek

Schrijf vier fictieve bijdragen: vóór, tegen, onder voorwaarde en uitstel. Laat AI hiervan géén besluit maken, maar een overzicht van argumenten, onzekerheden en een mogelijke bevestigingsvraag.

Deel 3 - Besluit en opvolging

1. Formuleer één besluit of gemotiveerd uitstel.
2. Maak een besluiten- en actielijst.
3. Schrijf een korte, juiste terugkoppeling aan de betrokken vrijwilliger.
4. Leg vast wat bij een volgende vergadering beter moet.

Controleer mijn fictieve vergaderpakket als kritische meelezer.

Beoordeel afzonderlijk:
- agendadoel en bevoegdheid;
- bron, versie en ontbrekende informatie;
- ruimte voor belangen en tegenspraak;
- verschil tussen bespreking, besluit en actie;
- eigenaarschap, termijnen en terugkoppeling;
- gegevens die niet in een AI-chat thuishoren.

Noem per onderdeel eerst het bewijs dat je ziet, daarna het risico en ten slotte één concrete verbetering. Verzin geen feiten of regels.

Beoordelingsrubric

• Controleerbaar: iedere belangrijke uitspraak is herleidbaar tot een bron of expliciete keuze.
• Besluitrijp: duidelijk is wat wel en niet kan worden besloten.
• Menselijk: belangen, afwijkende stemmen en verantwoordelijkheid blijven bij mensen.
• Uitvoerbaar: acties hebben eigenaar, termijn, middelen en terugkoppeling.
• Overdraagbaar: een afwezig bestuurslid kan de route reconstrueren.

Bewijs van leren

• Mijn agenda benoemt doel en gewenste uitkomst.
• Mijn stukkencheck koppelt ontbrekende informatie aan een gevolg.
• Mijn gespreksplan bevat tegenspraak en een niet-aanwezig belang.
• Mijn besluittekst is expliciet en niet sterker dan de bronnen.
• Mijn acties hebben eigenaar, termijn en terugkoppeling.
• Mijn pakket bevat één concrete verbetering voor de volgende cyclus.

Klaar wanneer

Je volledige pakket laat zien hoe voorbereiding, gesprek, besluitvorming en opvolging elkaar versterken.