Module 2 - Controleer de basis vóór het gesprek

Richttijd: 20 minuten, lezen en de opdracht doen.

De situatie

Twee dagen voor de vergadering komt een voorstel van twaalf pagina’s binnen. De kostenraming verwijst naar “de offerte”, maar er circuleren twee versies. De privacyparagraaf ontbreekt en niet duidelijk is wie het voorstel formeel indient.

De stukkencheck

Controleer een stuk op zes punten:

1. herkomst: wie is eigenaar en wie heeft het opgesteld?
2. versie: datum, status en laatste wijziging;
3. besluitvraag: wat wordt precies gevraagd?
4. onderbouwing: feiten, bronnen, kosten, alternatieven en risico’s;
5. zorgvuldigheid: privacy, belangen en vertrouwelijkheid;
6. tijd: hebben deelnemers redelijkerwijs kunnen lezen en controleren?

Opdracht - maak een ontvangstbesluit

Maak een korte tabel met: aanwezig, ontbrekend, onzeker en gevolg voor de vergadering. Het gevolg kan zijn: behandelen, alleen verkennen, uitstellen of onder voorwaarden bespreken.

Controleer dit fictieve vergaderstuk.

Maak vier kolommen:
1. wat staat aantoonbaar in het stuk;
2. welke bron of bijlage ondersteunt dit;
3. wat ontbreekt of is onzeker;
4. welk gevolg heeft dit voor bespreking of besluitvorming.

Vergelijk versies alleen als ik beide versies aanlever. Verzin geen ontbrekende bedragen, risico’s of regels.

[FICTIEF VERGADERSTUK]

Als stukken te laat zijn

“Te laat” betekent niet automatisch “niet behandelen”. Maak onderscheid tussen urgentie en besluitrijpheid. Een spoedeisend onderwerp kan worden besproken om risico’s te begrenzen, terwijl het definitieve besluit wordt uitgesteld. Leg dan vast wat tijdelijk geldt en wanneer het volledige besluit terugkomt.

Bewijs van leren

• De eigenaar en status van ieder stuk zijn zichtbaar.
• Ik heb de gebruikte versie en bijlagen gecontroleerd.
• Ontbrekende informatie heeft een expliciet gevolg voor behandeling.
• Vertrouwelijke of persoonlijke informatie is niet onnodig in AI ingevoerd.

Klaar wanneer

Het bestuur weet vóór de vergadering wat betrouwbaar genoeg is voor een besluit en wat eerst moet worden aangevuld.