Module 1 - Maak duidelijk waarvoor je bij elkaar komt

Richttijd: 20 minuten, lezen en de opdracht doen.

De situatie

De secretaris ontvangt het verzoek: “Zet het ledenportaal op de agenda.” De indiener verwacht een besluit, maar andere bestuursleden denken dat het om een eerste verkenning gaat.

Een agendatitel benoemt een onderwerp. Een goed agendapunt benoemt ook het doel, de gewenste uitkomst, de eigenaar, de benodigde stukken en de beschikbare tijd.

Drie soorten uitkomsten

• Informeren: deelnemers begrijpen de stand van zaken; er wordt geen richting of besluit gevraagd.
• Verkennen: argumenten, belangen en ontbrekende informatie worden zichtbaar.
• Besluiten: een bevoegd orgaan kiest uit een voldoende uitgewerkt voorstel.

Opdracht - maak het verzoek agendarijp

Werk het verzoek over het ledenportaal uit in twee fasen: eerst verkennen, later besluiten. Noteer waarom een direct besluit nog niet verantwoord is.

Maak van dit verzoek een agendapunt.

Geef:
- het doel: informeren, verkennen of besluiten;
- de gewenste uitkomst in één zin;
- de eigenaar van het punt;
- benodigde stukken en ontbrekende informatie;
- drie gerichte bespreekvragen;
- een realistische tijdsindicatie.

Signaleer als het punt nog niet besluitrijp is. Verzin geen bevoegdheden.

Verzoek: We willen een nieuw ledenportaal aanschaffen.

De agenda is te vol

De conceptagenda bevat negen punten en 75 minuten vergadertijd. Laat AI een eerste tijdsverdeling maken, maar laat het bestuur zelf prioriteren. Stel voor ieder punt de vraag: moet dit nu samen, kan dit schriftelijk of moet het eerst worden voorbereid?

Bewijs van leren

• Het doel van ieder agendapunt is expliciet.
• De gewenste uitkomst is concreet en haalbaar.
• Niet-besluitrijpe punten zijn als verkenning geagendeerd.
• De totale agenda past binnen de beschikbare tijd.

Klaar wanneer

Een bestuurslid kan vóór de vergadering zien waarom het punt op de agenda staat en wat er aan het eind nodig is.