Onderdeel 2 - Wat het bestuur vooraf regelt
Richttijd: 35 minuten, lezen en de opdracht doen.
Eerst een vraag
Voordat je verder leest, één vraag. Het antwoord dat de meeste besturen geven, is niet het goede.
Tot nu toe ging het over wie oordeelt. Nu de vraag die daarvoor komt: wat doet het bestuur eigenlijk? Het antwoord is korter dan de meeste bestuurders verwachten. Bij een individuele klacht doet het bestuur vrijwel niets. Het werk van het bestuur ligt ervóór, op een moment dat er nog helemaal geen klacht is.
Het bestuur is niet het loket
De gedachte “een melding komt bij het bestuur binnen en het bestuur stuurt hem door” klinkt netjes en ordelijk. Hij is fout en de reden is met één zin uit te leggen: als de melding langs het bestuur moet, komt er nooit een klacht over een bestuurslid.
Denk aan wat iemand moet doen die iets wil melden over de penningmeester. Hij moet dan een bericht sturen naar het orgaan waar die penningmeester in zit. Hij weet niet wie het leest. Hij weet niet of het besproken wordt. Hij ziet de penningmeester volgende week bij de koffie. In de praktijk stuurt hij niets en gaat hij weg bij de vereniging. Het bestuur ziet nooit een klacht en concludeert dat het goed gaat.
Daarom loopt de melding rechtstreeks naar het orgaan dat behandelt. De klachtencommissie heeft een eigen meldpunt en het bestuur hoort pas van het bestaan van een zaak op het moment dat de commissie daar iets over te zeggen heeft. Soms hoort het bestuur er helemaal nooit van, bijvoorbeeld als een klacht wordt ingetrokken of tussen partijen wordt opgelost.
Wat het bestuur dan wel doet: vooraf
De verantwoordelijkheid van het bestuur is voorwaardenscheppend. Vier dingen en die regel je op een rustige dinsdagavond en niet als er iets aan de hand is.
- Zorgen dat er een onafhankelijke klachtencommissie is. Ingesteld volgens de statuten, benoemd door het orgaan dat daarvoor bevoegd is, met een termijn en een rooster van aftreden.
- Een klachtenprocedure laten vaststellen. Wat een klacht is, wie behandelt, welke termijnen gelden, hoe hoor en wederhoor plaatsvindt of het oordeel bindend is en hoe bezwaar mogelijk is.
- Een meldingsprocedure laten vaststellen. Dit is een andere procedure dan de vorige en wordt het vaakst vergeten. Waar meldt iemand zich, bij wie precies, via welk adres, wat gebeurt er daarna en binnen hoeveel dagen krijgt hij bericht. Wie de klachtenprocedure heeft maar niet de meldingsprocedure, heeft een deur zonder klink.
- Het publiceren en bekend maken. Op de website, vindbaar zonder in te loggen, met de contactgegevens van het meldpunt, van het aanspreekpunt en van de vertrouwenspersoon. In het huishoudelijk reglement. In de informatie voor nieuwe leden en vrijwilligers. En de vertrouwenspersoon is ervan op de hoogte, want die verwijst mensen door en moet dus precies weten hoe het loopt.
De test
Ga naar de website van je eigen vereniging en zoek, zonder in te loggen en zonder voorkennis, waar je een klacht kunt melden. Lukt dat niet binnen een minuut, dan bestaat de regeling niet voor de mensen die er een beroep op moeten doen. Hoe zorgvuldig hij ook is opgeschreven.
Waar deze regels vandaan komen en of ze voor jullie gelden
Juridisch kader
Veel van wat je over dit onderwerp leest komt uit het arbeidsrecht. Een werkgever moet op grond van artikel 7:611 van het Burgerlijk Wetboek en de Arbeidsomstandighedenwet zorgen voor een veilige werkomgeving en daaruit volgen de regelingen die je in bedrijven en instellingen ziet. Voor een vereniging met alleen vrijwilligers ligt dat anders en dat hoor je te weten voordat je iemand vertelt dat het “moet”.
- Er is geen algemene wet die een vereniging een klachtenregeling of een vertrouwenspersoon voorschrijft. De Arbowet is sinds 2007 niet meer volledig op vrijwilligers van toepassing en wat overblijft, gaat over fysieke risico’s zoals gevaarlijke stoffen en valgevaar. Niet over ongewenst gedrag.
- De Wet bescherming klokkenluiders verplicht een interne meldprocedure pas bij vijftig of meer werkzame personen, waarbij vrijwilligers meetellen als zij een vergoeding krijgen. De meeste verenigingen zitten daar ruim onder. Wel staan er bruikbare termijnen in die je kunt overnemen: ontvangstbevestiging binnen zeven dagen, terugkoppeling binnen uiterlijk drie maanden.
- Een verplichte vertrouwenspersoon is er nog niet. Het initiatiefwetsvoorstel daarover is op 23 mei 2023 door de Tweede Kamer aangenomen en ligt sindsdien bij de Eerste Kamer, zonder plenaire behandeling. Ook dat voorstel gaat over werkgevers.
Wat er voor verenigingen wél is
De borging voor verenigingen zit niet in wetgeving maar in een pakket van vier maatregelen dat sinds 2009 landelijk wordt uitgedragen, aanvankelijk door Vereniging NOV samen met Movisie, NOC*NSF en Scouting Nederland onder de naam In veilige handen. Die vereniging heet inmiddels VrijwilligerswerkNL en het onderwerp staat daar nu onder Sociale veiligheid in het vrijwilligerswerk. Het oude adres inveiligehanden.nl verwijst daarheen. Je vindt er sociale veiligheid in vijf stappen, een deel over preventie, een deel over wat je doet als er een melding komt en een modelgedragscode die je kunt overnemen. Ook zijn er adviseurs die trainingen geven aan vrijwilligersorganisaties.
- een gedragscode die vrijwilligers ondertekenen. Dit is de norm waaraan de commissie later toetst; het volgende onderdeel gaat er helemaal over;
- aannamebeleid: een gesprek, referenties natrekken en een verklaring omtrent het gedrag;
- een vertrouwenscontactpersoon als eerste aanspreekpunt en bij voorkeur daarnaast een vertrouwenspersoon voor de begeleiding;
- een klachtenregeling met een meldpunt.
En er is één plek waar dit voor veel verenigingen wel degelijk een harde eis wordt: de Regeling Gratis VOG. Wie daar gebruik van wil maken, moet aantoonbaar preventief beleid hebben: gedragscode, aannamebeleid en een vertrouwenscontactpersoon. Geen beleid, geen gratis verklaringen. Dat is voor een penningmeester vaak het meest overtuigende argument dat er is.
Drie soorten verenigingen, drie situaties
- Aangesloten bij een sportbond. Dit is de gunstigste positie. Iedere bond hoort een klachtenprocedure te hebben en aangesloten verenigingen vallen via hun lidmaatschap onder het tuchtrecht. Let op één ding: vrijwilligers die géén lid zijn vallen daar alleen onder als zij een verklaring van onderwerping aan het tuchtrecht hebben getekend en dat is vaak niet geregeld.
- Aangesloten bij een andere koepel, bijvoorbeeld in muziek, zang, scouting of natuureducatie. Kijk of er een modelreglement of een landelijke commissie is. Vaak is er meer dan het bestuur weet.
- Nergens bij aangesloten. Dan is er geen vangnet en moet je alles zelf regelen, inclusief het vinden van onafhankelijke commissieleden. Dat is precies de situatie waarin een gedeelde regeling met een paar verenigingen in de buurt uitkomst biedt.
Hoe het er in de praktijk voor staat
Niet best en dat is geen verwijt maar een reden om je niet te schamen. Het Verenigingspanel van het Mulier Instituut peilde in 2021 onder sportverenigingen: ongeveer de helft had een vertrouwenscontactpersoon, twee vijfde had VOG-beleid voor bestuursleden, trainers en coaches en ruim een derde had gedragsregels tegen seksueel grensoverschrijdend gedrag vastgelegd. Grote verenigingen scoren op alle punten beter dan kleine. Voor verenigingen buiten de sport zijn er nauwelijks cijfers en er is weinig reden om aan te nemen dat het daar beter geregeld is.
Waar komt de verplichting voor jullie dan vandaan? Uit de eigen statuten en reglementen, uit de koepel of bond, uit de voorwaarden van een subsidiegever of verzekeraar en vooral uit de algemene zorgplicht van het bestuur. Dat laatste is de belangrijkste. Gaat het mis, dan is de vraag niet of er een wetsartikel was, maar of het bestuur heeft gehandeld zoals een behoorlijk bestuurder dat doet. En dan wordt gekeken naar wat in het vakgebied gebruikelijk is: precies de vier maatregelen hierboven.
Zodra de vereniging iemand in loondienst heeft of vrijwilligers een vergoeding geeft, verschuift het beeld richting het gewone arbeidsrecht. Zoek dat dan uit in plaats van het aan te nemen.
En tijdens een zaak?
Dan doet het bestuur precies twee dingen.
Het zorgt dat de commissie kan werken. Een budget als dat nodig is, toegang tot stukken die zij opvraagt, een vergaderruimte. En verder afblijven: geen sturing, geen tussentijdse vragen hoe het ervoor staat, geen suggesties over de uitkomst.
Het besluit over de opvolging. Ligt er een oordeel of advies, dan moet er meestal iets gebeuren: een maatregel, een gesprek, een aanpassing van een werkwijze. Dat is het enige moment waarop het bestuur inhoudelijk aan zet is en dan nog alleen over de gevolgen en niet over de vraag wie gelijk had.
De inhoud van de klacht komt op geen enkel moment op de bestuursagenda. Niet in beslotenheid, niet in een appgroep en niet met de betrokkene even de kamer uit.
Tegenstrijdig belang: alleen bij het opvolgingsbesluit
Verdieping
De Wet bestuur en toezicht rechtspersonen bepaalt dat een bestuurder die een direct of indirect persoonlijk belang heeft dat botst met het belang van de vereniging, niet deelneemt aan de beraadslaging en de besluitvorming daarover. Niet meestemmen dus en ook niet meepraten.
Bij een klacht speelt dat op één moment: het besluit over de opvolging. Gaat het over een bestuurslid zelf, over zijn partner of over iemand met wie hij een zakelijke band heeft, dan doet hij aan dat besluit niet mee.
- doet iemand met een tegenstrijdig belang toch mee, dan is het besluit vernietigbaar: een belanghebbende kan het bij de rechter laten vernietigen;
- hebben alle bestuurders een tegenstrijdig belang, dan gaat het besluit naar de algemene vergadering, tenzij de statuten iets anders regelen;
- staat er in oude statuten dat er ondanks een tegenstrijdig belang toch besloten mag worden, dan mag je daar sinds 1 juli 2021 geen beroep meer op doen.
Leg vast wie niet heeft meebesloten en waarom.
Waarop het bestuur wel controleert
Voordat het bestuur een advies opvolgt, controleert het of de procedure is gevolgd. Niet of de uitkomst hem bevalt, maar of het proces deugt. Vijf punten:
- wist degene over wie geklaagd wordt concreet waarover het ging, niet in vage termen;
- kregen beide partijen dezelfde stukken te zien;
- kregen zij dezelfde termijn en dezelfde vorm om te reageren;
- wisten beiden wie zou beslissen en wanneer;
- is het oordeel gemotiveerd en aan beiden meegedeeld.
Ontbreekt er een, dan voer je het advies niet uit maar stuur je het terug. Dat voelt onaangenaam tegenover vrijwilligers in een commissie. Het alternatief is een maatregel die later onderuit gaat en dan is de schade groter.
Schrijf de weg van de melder
Beschrijf in vijf stappen wat iemand bij jullie moet doen die een klacht heeft over een bestuurslid. Vanaf het moment dat hij denkt “hier klopt iets niet” tot het moment dat hij bericht krijgt. Kom je bij stap één of twee het bestuur tegen, dan weet je wat er moet veranderen.
Ik help een vereniging haar klachtenregeling op orde te brengen. Ik wil geen concrete zaak bespreken.
Schrijf twee aparte, korte procedures voor een kleine vereniging:
1. Een MELDINGSPROCEDURE: waar en bij wie iemand zich meldt, via welk adres of formulier, wat er daarna gebeurt, binnen hoeveel dagen hij bericht krijgt en hoe wordt voorkomen dat de melding langs het bestuur loopt.
2. Een KLACHTENPROCEDURE: wat een klacht is, wie behandelt, welke termijnen gelden, hoe hoor en wederhoor plaatsvindt of het oordeel bindend is of een advies en hoe bezwaar mogelijk is.
Schrijf beide in gewone taal, elk maximaal één A4, gericht aan leden en vrijwilligers en niet aan juristen. Gebruik [BLOKHAKEN] voor alles wat wij zelf moeten invullen. Geef aan waar wij onze koepelorganisatie of een jurist moeten raadplegen.Bij Crescendo: er was geen deur
Waar had de ouder zich moeten melden? Op de website van Crescendo staat onder Contact alleen het secretariaat. Geen meldpunt, geen meldingsprocedure, geen route die om het bestuur heen loopt.
Bij het commissielid was het erger. Hij wist helemaal niet bij wie hij moest zijn en het ging over een medebestuurder van de mensen aan wie hij het zou moeten vertellen. Hij heeft het drie maanden voor zich gehouden. In die drie maanden werd het contract stilzwijgend verlengd.
Bewijs van leren
- Ik kan uitleggen waarom een melding niet via het bestuur mag lopen.
- Ik weet dat een klachtenprocedure en een meldingsprocedure twee verschillende dingen zijn.
- Ik heb op onze eigen website gezocht waar iemand zich kan melden en weet hoe lang dat duurde.
- Ik weet op welk moment tegenstrijdig belang speelt en waarop het bestuur controleert.
- Ik weet of wij aangesloten zijn bij een bond of koepel met een eigen regeling en of onze vrijwilligers daaronder vallen.