Onderdeel 4 - De gedragscode
Richttijd: 30 minuten, lezen en de opdracht doen.
Een klachtencommissie toetst gedrag aan een norm. Is die norm er niet, dan toetst zij aan wat de leden van de commissie persoonlijk vinden. En dan krijg je precies de willekeur waarvoor je die commissie hebt ingesteld.
De gedragscode is die norm. Hij is ook de enige van de vier maatregelen die vóóraf gedrag stuurt in plaats van achteraf oordeelt. Alle andere komen pas in beweging als het al mis is.
Wat een gedragscode niet is
Geen lijst goede voornemens. “Wij gaan respectvol met elkaar om”, “iedereen is welkom”, “wij vinden een veilige sfeer belangrijk”: daar is niemand tegen en niemand kan er iets mee. Leg zo’n zin naast een concrete situatie en je kunt nog steeds niet vaststellen of iemand over de grens ging.
Er is één test. Kun je aan een zin aflezen of een bepaalde handeling wel of niet mag? Zo nee, dan is het een intentie en geen regel.
- Intentie: “wij gaan zorgvuldig om met jeugdleden.”
- Regel: “een begeleider is niet alleen met één jeugdlid in een afgesloten ruimte. Kan dat niet anders, dan blijft de deur open en weet een tweede volwassene ervan.”
De tweede zin voelt onaangenaam om op te schrijven. Dat is precies waarom hij werkt: hij beschermt het jeugdlid én de begeleider, die achteraf kan aantonen dat hij zich eraan hield.
Wat er wel in hoort
- voor wie hij geldt: bestuur, trainers of begeleiders, alle vrijwilligers, leden, ouders langs de lijn. Hoe ruimer, hoe beter, maar wees er duidelijk over;
- omgangsregels: hoe je met elkaar praat en wat niet kan, in gedrag beschreven;
- regels voor het werken met minderjarigen of kwetsbare mensen: aanraken, vervoer, kleedkamer, alleen zijn met iemand, overnachtingen;
- digitale omgang: appgroepen in plaats van privéberichten aan jeugdleden, geen contact via privéaccounts, afspraken over foto’s en over wie ze mag plaatsen;
- integriteit: geld, geschenken, alcohol en wat je doet als je een belang hebt bij een besluit;
- wat je doet als je iets ziet: dit is het punt dat het vaakst ontbreekt. Niet melden is ook een keuze en de code hoort te zeggen dat wegkijken niet neutraal is;
- waar je terechtkunt: het meldpunt uit onderdeel 2, het aanspreekpunt en de vertrouwenspersoon, met contactgegevens;
- wat er gebeurt bij overtreding: welke maatregelen mogelijk zijn en wie daarover gaat.
Je hoeft dit niet zelf te bedenken. Er is een modelgedragscode die je kunt overnemen en aanpassen. Dat aanpassen is het echte werk: een code die niet over jullie situatie gaat, wordt niet gelezen.
Ondertekenen en door wie
Een ondertekende gedragscode helpt aantoonbaar in een tucht- of strafzaak. Zonder handtekening is het altijd de vraag of iemand de regels kende.
- iedereen tekent, ook de bestuursleden en ook de vrijwilliger die er al twintig jaar zit. Een regel die alleen voor nieuwkomers geldt, is geen regel;
- koppel het aan het aannamebeleid: kennismakingsgesprek, referenties, verklaring omtrent het gedrag en gedragscode in één moment;
- bewaar de ondertekening en bedenk dat dat een persoonsgegeven is. Leg een bewaartermijn vast, bijvoorbeeld tot een jaar nadat iemand is gestopt;
- tekent iemand niet, dan is dat een gesprek waard en geen administratief probleem. Meestal zit er iets achter.
Levend houden
Een ondertekende code in een la verandert niets. Vier dingen die wel helpen:
- zet hem één keer per jaar op de agenda en bespreek één concreet dilemma. Niet de hele code doornemen, want dat doet niemand twee jaar achter elkaar;
- loop hem met een nieuwe vrijwilliger door in plaats van hem te mailen. Vijf minuten is genoeg;
- zet hem zichtbaar op de website en in de informatie voor nieuwe leden, naast het meldpunt;
- na een incident: kijk of de code het geval dekte. Zo niet, vul hem aan. Dat is de enige manier waarop zo’n document meegroeit.
Probeer dit
Neem een situatie die bij jullie echt is voorgekomen of die bijna gebeurde. Zoek in jullie gedragscode de zin die erop van toepassing is. Vind je die niet binnen een minuut, dan heb je zojuist je eerste aanvulling gevonden. Vind je alleen een zin als “wij gaan respectvol met elkaar om”, dan heb je iets belangrijkers gevonden: jullie code is niet toetsbaar.
AI hierbij
Dit is een van de weinige plekken in dit onderwerp waar AI echt nuttig is, want het gaat over de vorm van een document en niet over een zaak. Laat AI geen code van niets schrijven: dan krijg je algemeenheden. Geef hem de modelcode en jullie situatie en laat hem specifiek maken en toetsen.
Hieronder staat onze gedragscode of een modelgedragscode die wij willen overnemen.
Doe twee dingen.
1. Toets elke bepaling op toetsbaarheid. Kan een klachtencommissie aan deze zin aflezen of een concrete handeling wel of niet was toegestaan? Zet achter elke bepaling: toetsbaar of intentie. Geef bij “intentie” een concretere formulering.
2. Kijk of de code de volgende onderwerpen dekt en noem wat ontbreekt: reikwijdte, omgangsregels, werken met minderjarigen of kwetsbare mensen, digitaal contact en foto’s, integriteit rond geld en geschenken, wat je doet als je iets ziet, waar je terechtkunt en wat er gebeurt bij overtreding.
Onze situatie: [WAT DE VERENIGING DOET, MET WIE, EN WAAR]
Verzin geen bepalingen die niet in de tekst staan. Gebruik geen namen en beschrijf geen incidenten.Stopregels
Zet geen echte incidenten in de opdracht, ook niet als voorbeeld om de code aan te toetsen. Beschrijf hooguit een verzonnen situatie. En laat AI niet beoordelen of iemand een regel heeft overtreden: dat is het werk van de commissie.
Bij Crescendo: een code waaraan je niets hebt
De gedragscode van Crescendo is een half A4 uit 2018. Er staat: “wij gaan respectvol met elkaar om” en “docenten geven het goede voorbeeld”. Over privécontact met jeugdleden staat niets. Over geld, kas en geschenken ook niet.
Gevolg: bij geen van beide meldingen kan iemand vaststellen dat er een regel is overtreden. Niet omdat er niets aan de hand is, maar omdat er geen regel is om aan te toetsen.
Bewijs van leren
- Ik weet of wij een gedragscode hebben en voor wie die geldt.
- Ik heb drie bepalingen getoetst op de vraag of ze toetsbaar zijn of alleen een intentie.
- Ik weet wie hem heeft ondertekend en of de zittende vrijwilligers en bestuursleden daarbij zitten.
- In de code staat waar iemand terechtkan en wat er gebeurt bij overtreding.
- Er staat een moment in het jaar waarop wij hem bespreken.
Beoordeel dit fragment
Wij verwachten van alle vrijwilligers dat zij zich bewust zijn van hun voorbeeldrol en daar op een passende manier invulling aan geven.