Module 0 - Wat is een jaarcyclus?

Richttijd: 20 minuten, lezen en de opdracht doen.

Een vereniging werkt in een vaste ronde. Aan het begin spreek je af wat je gaat doen en wat het mag kosten. Tijdens het jaar kijk je of het lukt. Aan het eind leg je verantwoording af, en daarna begint het opnieuw. Die ronde heet de jaarcyclus. In dit onderdeel leer je waaruit hij bestaat. Vanaf de volgende module ga je hem onderzoeken.

De vier documenten

De cyclus draait om vier documenten. Bij elk ervan is de vraag wie het maakt een andere dan de vraag wie het vaststelt. Dat onderscheid is de kern van deze cursus.

• Het jaarplan. Wat gaat de vereniging komend jaar doen en waarom? Het bestuur maakt het, vaak samen met de commissies. De ledenvergadering stelt het vast.
• De begroting. Wat mag dat kosten en waar komt het geld vandaan? De penningmeester maakt hem. De ledenvergadering stelt hem vast, meestal in dezelfde vergadering als het jaarplan.
• Het voortgangsoverzicht. Loopt het zoals afgesproken? Het bestuur houdt dit zelf bij, meestal per kwartaal. Niemand stelt het vast; het is een tussenstand waarop het bestuur kan bijsturen.
• Het jaarverslag met de jaarrekening. Wat is er gebeurd en wat heeft het gekost? Bestuur en penningmeester maken ze, de kascontrolecommissie controleert de cijfers en de ledenvergadering bespreekt ze. Daarna verleent zij decharge: het bestuur is dan van zijn verantwoording over dat jaar ontheven.

Waarom het een cirkel is en geen lijst

De ledenvergadering staat niet aan het begin en niet aan het eind, maar op het scharnier. In dezelfde vergadering wordt het vorige jaar afgesloten en het nieuwe vastgesteld. Daarom begint de jaarcyclus niet in januari, maar bij die vergadering, en reken je van daaruit terug.

Eén datum ligt niet bij jou. Binnen zes maanden na afloop van het boekjaar legt het bestuur op een algemene vergadering rekening en verantwoording af over het gevoerde beleid, met de balans en de staat van baten en lasten. De statuten kunnen die termijn verlengen; controleer of dat bij jullie zo is. Alles wat daarvóór moet gebeuren, telt vanaf die datum terug.

Bij Horizon

Vereniging Horizon heeft alle vier de documenten. Toch weet niemand in het bestuur precies wanneer de begroting wordt vastgesteld, want dat gebeurde de laatste jaren steeds op een ander moment. Het jaarplan lag er in maart, de begroting pas in juni, en de activiteiten waren toen al begonnen. Alles was er dus, maar niet op tijd en niet in de goede volgorde. In de volgende module ga je precies dat soort aansluitingen onderzoeken.

Opdracht - zoek de vier terug

Kijk welke van de vier documenten jouw vereniging heeft en wanneer ze langskomen. Noteer per document vier dingen: bestaat het, wie maakt het, wie stelt het vast en in welke maand gebeurt dat. Weet je iets niet, schrijf dan “onbekend”. Dat is ook een uitkomst, en het is precies de informatie die je in de volgende module nodig hebt.

Ik wil de jaarcyclus van mijn vereniging in kaart brengen.

Stel mij per document vier vragen: bestaat het, wie maakt het, wie stelt het vast en in welke maand gebeurt dat. Behandel achtereenvolgens het jaarplan, de begroting, het voortgangsoverzicht en het jaarverslag met de jaarrekening. Vraag één keer door als ik "onbekend" antwoord en laat het daarna staan. Vat aan het eind samen in een tabel. Verzin geen gegevens en trek nog geen conclusie.

Het antwoord dat je niet weet is het belangrijkste

Veel bestuursleden kunnen de vier documenten wel noemen en lopen vast bij de vraag wie ze vaststelt. Dat is geen kennisgebrek maar een signaal: als niemand het weet, is het waarschijnlijk ook niet ergens vastgelegd. Noteer die lege plekken apart. Ze komen in module 5, bij de voorbereiding van de ledenvergadering, terug.

Bewijs van leren

• Ik kan de vier documenten van de jaarcyclus benoemen.
• Ik weet van elk document wie het maakt en wie het vaststelt.
• Ik heb voor mijn eigen vereniging ingevuld welke er zijn en in welke maand.
• Ik heb apart opgeschreven wat ik nog niet weet.