Module 6 - Leg uit wat veranderde en wat niet

Richttijd: 30 minuten, lezen en de opdracht doen.

Een jaarverslag wordt sterker als het zichtbaar teruggrijpt op het jaarplan. Beschrijf niet alleen activiteiten, maar ook het beoogde resultaat, de feitelijke uitkomst, afwijkingen, besluiten en open punten.

Zo ziet één blok eruit

Dit is het jeugdorkestdoel uit module 2, een jaar later. Zes korte alinea’s, in het formaat waar de opdracht om vraagt.

• Voornemen: op 1 september minstens vijftien jeugdleden, tegen elf een jaar eerder.
• Bron: het jaarplan, vastgesteld door de ledenvergadering van 14 april, punt 5.
• Uitvoering: één open repetitie in plaats van de twee geplande. De tweede is in maart geschrapt omdat de zaal niet vrij was.
• Resultaat: dertien jeugdleden op 1 september. Bron: de ledenadministratie.
• Verschil: twee leden minder dan voorgenomen, met één open repetitie minder. Of dat een-op-een samenhangt, is niet vast te stellen; dat is een interpretatie en geen feit.
• Vervolg: aanpassen. De zaal wordt dit jaar in november al gereserveerd. Eigenaar: Marjan. Besluitmoment: de bestuursvergadering van 12 januari.

Kijk naar de vijfde regel. Daar staat wat je niet weet, en dat is het verschil tussen een verslag dat je kunt vertrouwen en een verslag dat overal een verklaring bij heeft. “Door omstandigheden” is geen verklaring; “dit weten we niet” wel.

Opdracht - schrijf een verantwoordingsblok

Kies één doel en maak zes korte alinea’s: voornemen, bron, uitvoering, resultaat, verschil, vervolg. Laat iedere stellige uitspraak teruggaan op een controleerbare bron of markeer die als interpretatie.

Maak uit deze geanonimiseerde bronnen een concept-verantwoordingsblok.

Gebruik: voornemen, uitvoering, resultaat, afwijking, bestuurlijke duiding en vervolg. Noem bij iedere feitelijke uitspraak de bron. Markeer ontbrekende gegevens en vermijd woorden als succesvol of breed gedragen zonder bewijs.

Van terugblik naar nieuw plan

Zet ieder leerpunt om in één van vier uitkomsten: voortzetten, aanpassen, stoppen of verder onderzoeken. Geef het een eigenaar en moment in de volgende cyclus.

Bij Horizon

Het jaarverslag telt zes pagina’s over wat er is gedaan en één alinea over wat er niet is gelukt. Die alinea eindigt met “door omstandigheden”. Volgend jaar staan dezelfde voornemens er weer in, want er is nooit vastgesteld waaraan het lag.

Schrijf eerst de mislukkingen

Begin je verslag bij wat niet is gelukt en schrijf per punt op wat de oorzaak was: te weinig mensen, te weinig geld, verkeerd ingeschat of het bleek niet nodig. Dat laatste is een prima uitkomst en het wordt zelden opgeschreven. Pas daarna schrijf je op wat wel lukte.

Een verslag dat alleen successen bevat, is voor leden onherkenbaar. Zij zagen de dingen die niet doorgingen ook.

Vier uitkomsten, geen vijfde

Zet elk leerpunt om in precies één van vier uitkomsten: voortzetten, aanpassen, stoppen of eerst uitzoeken. “Meenemen naar volgend jaar” is geen uitkomst; dat is de zin waarmee onderwerpen jarenlang blijven rondzwerven. Zet er een naam en een datum bij.

Bewijs van leren

• Resultaten zijn gekoppeld aan eerdere doelen.
• Feitelijke claims hebben een bron.
• Afwijkingen worden uitgelegd zonder ze weg te poetsen.
• Leerpunten hebben een vervolg in de nieuwe cyclus.