Module 3 - Laat cijfers de keuze niet verbergen

Richttijd: 30 minuten, lezen en de opdracht doen.

Een begroting bevat niet alleen bedragen, maar ook aannames over leden, prijzen, activiteiten en capaciteit. AI kan verschillen en scenario’s ordenen, maar mag geen ontbrekende bedragen of financiële zekerheid verzinnen.

Zo ziet één begrotingspost eruit

Een post is meer dan een bedrag. Hieronder staat er één helemaal uitgeschreven, in het formaat waar de opdracht om vraagt.

• De post: energie clubgebouw, begroot op 4.800 euro.
• Bron: de eindafrekening van de energieleverancier over vorig jaar.
• Peildatum: 31 december, dus de tarieven van dit voorjaar zitten er niet in.
• Vast bedrag: 2.100 euro vastrecht. Dat staat in het contract en verandert niet.
• Aanname: het verbruik blijft gelijk en het variabele tarief stijgt met tien procent.
• Onzekerheid: het contract loopt in oktober af. Wat er daarna geldt, weet niemand.
• Relatie met het jaarplan: de twee open repetities betekenen twee extra zaterdagen verwarmen.

Van deze zeven regels is er maar één een bedrag. De andere zes bepalen of dat bedrag iets waard is. Een begroting met alleen bedragen is niet fout, maar je kunt er geen besluit op nemen.

Opdracht - maak drie scenario’s

Kies één activiteit. Werk een basis-, krapte- en groeiscenario uit. Gebruik alleen gecontroleerde bedragen en markeer iedere aanname. Voeg per scenario toe wat het bestuur besluit als een grens wordt bereikt.

Help een begrotingsonderdeel kritisch beoordelen.

Gebruik uitsluitend de cijfers die ik geef. Maak per post zichtbaar: bron, peildatum, vast bedrag, aanname, onzekerheid en relatie met het jaarplan. Werk drie scenario’s uit zonder nieuwe bedragen te verzinnen. Benoem per scenario welk bestuursbesluit nodig kan zijn.

De bestuurlijke koppeling

Verwijs vanuit iedere grote post naar doel of activiteit en vanuit iedere activiteit terug naar de begrotingspost. Leg vast wie cijfers bevestigt en wanneer de raming opnieuw wordt bekeken.

Bij Horizon

De begroting van Horizon klopt tot op de euro en is toch misleidend. Het dak van het clubgebouw gaat nog zeven jaar mee en er wordt niets gereserveerd voor de vervanging. De contributie is al vier jaar niet aangepast terwijl de energiekosten verdubbelden. En de opbrengst van het jaarlijkse feest is begroot op het bedrag van het beste jaar ooit.

De post die niemand ziet

De gevaarlijkste posten zijn niet de te hoge, maar de ontbrekende. Loop deze vier na:

• onderhoud en vervanging van wat je bezit, uitgesmeerd over de jaren dat het meegaat;
• een reserve voor tegenvallers, met een afgesproken minimum en een besluit over wat er gebeurt als je eronder komt;
• kosten die stilzwijgend doorlopen: abonnementen, verzekeringen, softwarelicenties;
• de inzet van vrijwilligers, die niets kost en wel opraakt.

Begroot het slechtste jaar

Neem je grootste inkomstenpost en zet hem op het laagste bedrag van de afgelopen vijf jaar. Werk door tot onderaan. Zie je een tekort, dan weet je nu welk besluit klaar moet liggen. Anders kom je daar pas in november achter.

Bewijs van leren

• Bedragen en aannames zijn gescheiden.
• Posten verwijzen naar doelen of activiteiten.
• Scenario’s gebruiken dezelfde gecontroleerde basis.
• Grenzen zijn gekoppeld aan een keuze.