Module 2 - Plan wat bestuurlijk haalbaar is

Richttijd: 30 minuten, lezen en de opdracht doen.

Een jaarplan is geen wensenlijst. Formuleer per doel welke verandering je wilt zien, welke activiteiten daaraan bijdragen, welke capaciteit nodig is en wanneer het bestuur moet kiezen, controleren of stoppen.

Zo ziet één doel eruit

Voordat je er zelf drie uitwerkt, staat hier er één helemaal ingevuld. Dit is het formaat waar de opdracht om vraagt.

• Beginsituatie: het jeugdorkest telt elf leden, vorig jaar waren dat er zestien. Bron: de ledenadministratie, peildatum 1 september.
• Gewenste uitkomst: op 1 september volgend jaar spelen er minstens vijftien jeugdleden mee.
• Activiteit: twee open repetities op een zaterdag, met een uitnodiging via de basisscholen.
• Eigenaar: Marjan, samen met de dirigent. Niet “de jeugdcommissie”, want dat is niemand.
• Benodigde uren: ongeveer dertig uur, waarvan twintig in de twee weken vóór elke open repetitie.
• Besluitmoment: in de bestuursvergadering van 12 januari besluit het bestuur of de zaal wordt gehuurd. Daarna kan het niet meer kosteloos.
• Meetbaar signaal: het aantal aanmeldingen twee weken vóór de eerste open repetitie.
• Alternatief bij te weinig capaciteit: één open repetitie in plaats van twee, en de basisscholen alleen digitaal benaderen.

Let op waar het meeste werk in zat. Niet in de gewenste uitkomst, maar in de eigenaar en het besluitmoment. Dat zijn ook precies de twee velden die in de meeste jaarplannen ontbreken.

Opdracht - van doel naar jaarlijn

Werk drie doelen uit met: beginsituatie, gewenste uitkomst, activiteit, eigenaar, benodigde uren, besluitmoment, meetbaar signaal en alternatief bij te weinig capaciteit. Zet die momenten daarna in een jaarkalender.

Help drie fictieve verenigingsdoelen omzetten in een bestuurlijk jaarplan.

Vraag per doel naar beginsituatie, gewenste verandering, bron, activiteit, eigenaar, benodigde capaciteit, besluitmoment, voortgangssignaal en stop- of versoberingsoptie. Maak daarna een jaarkalender. Verzin geen doelen, cijfers of draagvlak.

AI als tegenspreker

Laat AI zoeken naar doelen zonder eigenaar, activiteiten zonder aantoonbare bijdrage, piekbelasting en beslissingen die te laat gepland staan.

Bij Horizon

Het jaarplan van vorig jaar telde veertien voornemens. Elf ervan stonden er het jaar daarvoor ook al in. Niemand heeft ze geschrapt, want schrappen voelt als opgeven. Ze staan er dus nog, ze gebeuren nog steeds niet en ze maken het plan onbetrouwbaar: als de helft toch niet gebeurt, gaat niemand meer serieus om met de andere helft.

Schrap er één

Kies uit je eigen jaarplan het voornemen dat er het langst in staat zonder dat er iets mee gebeurt. Schrap het niet stilletjes, maar schrijf in twee zinnen op waarom het eruit gaat en wat je in plaats daarvan niet meer belooft. Leg dat voor aan het bestuur.

Dit is ongemakkelijker dan een plan uitbreiden en het levert meer op. Een jaarplan waarin alles blijft staan is een verlanglijst; een jaarplan waaruit iets is geschrapt is een besluit.

Capaciteit is niet abstract

“Benodigde uren” klinkt als een schatting. Het is een naam. Achter elk voornemen zit een persoon die het gaat doen, meestal een vrijwilliger met werk en een gezin. Zet er dus een naam bij of de constatering dat die naam er nog niet is. Een activiteit zonder eigenaar is geen planning maar een hoop.

Bewijs van leren

• Ieder doel heeft een gewenste verandering.
• Activiteiten hebben eigenaar, capaciteit en beslismoment.
• De kalender bevat voortgang en bijsturing.
• Minstens één stopoptie is zichtbaar.