Module 4 - Bespreek afwijkingen vóór de terugblik
Richttijd: 20 minuten, lezen en de opdracht doen.
Een voortgangsoverzicht is geen verzameling groene vinkjes. Het laat zien wat volgens plan loopt, wat afwijkt, waarom dat belangrijk is en welk besluit nodig is.
Werk met vier vragen
- Wat was afgesproken en in welke bron?
- Wat is feitelijk bereikt of besteed?
- Welke afwijking, verklaring en onzekerheid zijn zichtbaar?
- Gaan we door, aanpassen, pauzeren of stoppen?
Opdracht - kwartaalgesprek onder druk
Een activiteit kost meer uren, bereikt minder leden en heeft wel sterke inhoudelijke waardering. Laat AI drie bestuurlijke opties ordenen. Voeg per optie gevolgen voor doel, geld, mensen en toezeggingen toe.
Orden deze geanonimiseerde voortgangsinformatie voor een bestuursgesprek.
Scheid afspraak, realisatie, afwijking, mogelijke verklaring en ontbrekend bewijs. Maak opties voor doorgaan, aanpassen, pauzeren en stoppen. Benoem gevolgen en vragen, maar kies niet namens het bestuur.Bij Horizon
In het kwartaaloverzicht staan negen groene vinkjes en één oranje. Het bestuur bespreekt de oranje, is binnen tien minuten klaar en gaat door naar het volgende punt. Drie maanden later blijkt dat twee van de groene vinkjes al sinds het voorjaar niet meer klopten. Niemand had ernaar gevraagd, want ze waren groen.
Controleer het goede nieuws
Pak uit je laatste voortgangsoverzicht niet de rode maar een groene regel. Vraag: waar blijkt dat uit, van wanneer is die informatie en wie heeft ernaar gekeken? Bij verenigingen is groen vaak “ik heb er niets over gehoord”. Dat is iets anders dan “het loopt goed”.
Afwijken is geen falen
Een bestuur dat afwijkingen als slecht nieuws behandelt, krijgt geen afwijkingen te horen. Zeg hardop dat je ze wilt weten en dat een activiteit stoppen een geldige uitkomst is. Anders melden vrijwilligers pas iets als het niet meer te repareren valt en dat is precies wat je wilde voorkomen.
Oefen dit nu
Deze module gaat over het gesprek dat je op een voortgangsoverzicht voert. In de bouwopdracht ontwerp je dat overzicht zelf, als een werkbord waarop een afwijking zichtbaar wordt voordat iemand ernaar vraagt.
Bewijs van leren
- De oorspronkelijke afspraak is vindbaar.
- Feit, verklaring en aanname zijn gescheiden.
- Minstens drie opties zijn vergeleken.
- Het gekozen vervolg wordt als besluit vastgelegd.