Module 1 - Waar valt de cyclus uit elkaar?

Richttijd: 25 minuten, lezen en de opdracht doen.

Vereniging Horizon heeft een jaarplan, begroting, vergaderkalender en jaarverslag. Toch sluiten ze niet goed op elkaar aan. Activiteiten staan niet in de begroting, het bestuur bespreekt voortgang alleen als iets misgaat en het jaarverslag noemt resultaten die vooraf niet waren omschreven.

De zes verbindingen

1. doel naar activiteit;
2. activiteit naar middelen en capaciteit;
3. plan naar eigenaar en beslismoment;
4. uitvoering naar voortgangsinformatie;
5. voortgang naar bijstuur- of stopbesluit;
6. verantwoording naar het volgende jaarplan.

Opdracht - maak een cyclusscan

Geef iedere verbinding rood, oranje of groen en noteer één concreet bewijs. Een agenda-item of bestandsnaam is nog geen bewijs van een vastgesteld besluit.

Help mij een bestuurlijke jaarcyclus onderzoeken.

Gebruik zes verbindingen: doel-activiteit, activiteit-middelen, plan-eigenaar, uitvoering-voortgang, afwijking-besluit en terugblik-nieuw plan. Stel per verbinding drie feitelijke vragen. Vraag om bron, datum, eigenaar en status. Maak onderscheid tussen vastgesteld, concept, aanname en ontbrekend. Trek nog geen conclusie.

De jaarlijn die al vastligt

Voordat je iets plant, ligt er al een skelet. Een deel daarvan staat in de wet, een deel in je eigen statuten en samen bepalen ze wanneer het jaar knelt.

• binnen zes maanden na afloop van het boekjaar legt het bestuur op een algemene vergadering rekening en verantwoording af over het gevoerde beleid, met de balans en de staat van baten en lasten. De statuten kunnen die termijn verlengen; controleer of dat bij jullie zo is;
• een kascontrolecommissie is verplicht als er geen accountantsverklaring en geen raad van commissarissen is. Zij wordt benoemd door de ledenvergadering, bestaat uit ten minste twee leden die geen bestuurder zijn en rapporteert aan die vergadering;
• de oproepingstermijn voor de ledenvergadering staat niet in de wet maar in je statuten. Zoek hem op en reken terug;
• de contributie wordt bij de meeste verenigingen door de ledenvergadering vastgesteld. Dat betekent dat een verhoging die pas in maart wordt bedacht, dit jaar niet meer kan;
• het rooster van aftreden bepaalt welke bestuursplekken je moet vullen en de werving daarvoor begint maanden eerder;
• termijnen van buiten: subsidieaanvraag en -verantwoording, huur, verzekering en de inschrijving bij de Kamer van Koophandel na een bestuurswissel.

Wie deze zes op een rij zet, ziet dat de jaarcyclus niet in januari begint maar bij de ledenvergadering en dat je van daaruit terugrekent.

Reken achteruit

Neem de datum van je eerstvolgende ledenvergadering. Trek daar de oproepingstermijn vanaf. Trek daar de tijd vanaf die de kascontrolecommissie nodig heeft. En daar weer de tijd die de penningmeester nodig heeft om de stukken klaar te hebben. Kom je in het verleden uit, dan weet je waarom het elk jaar krap is.

Bewijs van leren

• Ik heb alle zes verbindingen beoordeeld.
• Iedere kleur heeft een bewijs of open vraag.
• Ik heb één zwakke verbinding gekozen.
• Ik heb vastgelegd welke bron leidend is.