Eindopdracht - Maandag 09.00 uur

Richttijd: 25 minuten, lezen en de opdracht doen.

De vertrekkende bestuurder is niet bereikbaar. De opvolger opent maandagochtend het overdrachtspakket en moet vóór 11.00 uur een leverancier antwoorden, een bestuursbesluit terugvinden en controleren of de juiste mensen toegang hebben.

Bouw het minimale complete pakket

1. startblad: rol, eerste handelingen, belangrijke grenzen en controlepunten;
2. overdrachtsindex: leidende bronnen, locaties, eigenaars en actualiteit;
3. rechtenmatrix: benodigde rechten, bevoegdheid, ingangs- en intrekkingsmoment;
4. lopende-zakenregister: feiten, acties, deadlines, contacten en ontbrekend bewijs;
5. bewaarlog: bewaren, herbeoordelen, anonimiseren of verwijderen, met onderbouwing.

De blindtest

Laat iemand die de taak niet dagelijks uitvoert drie opdrachten uitvoeren zonder mondelinge uitleg. Gebruik fictieve of veilige testgegevens:

• vind het meest recente, vastgestelde besluit over één lopende zaak;
• bepaal wie de eerstvolgende actie uitvoert en wanneer;
• controleer welke toegang nodig is en welke oude toegang wordt ingetrokken.

Noteer waar de tester aarzelt, een verkeerde bron kiest of onnodige toegang verwacht. Herstel daarna de routekaart, niet alleen de uitleg.

Beoordeel dit geanonimiseerde overdrachtspakket als kritische opvolger.

Controleer:
1. kan ik de eerste noodzakelijke handelingen uitvoeren;
2. zijn leidende bronnen, versies en eigenaars herkenbaar;
3. zijn feiten, aannames en open vragen gescheiden;
4. zijn toegang en bevoegdheid passend begrensd;
5. is per informatiegroep duidelijk wat wordt bewaard, herbeoordeeld of verwijderd;
6. ontbreken wachtwoorden, onnodige persoonsgegevens en persoonlijke oordelen.

Geef geen eindcijfer. Noem per tekortkoming het risico, het ontbrekende bewijs en de kleinste concrete verbetering.

Bewijs van leren

• Mijn pakket bevat de vijf onderdelen.
• Een ander heeft de drie blindtest-opdrachten uitgevoerd.
• Minstens één fout of aarzeling heeft tot een verbetering geleid.
• Oude toegang en persoonlijke accounts hebben een gecontroleerde afhandeling.
• Bewaar- en verwijderbeslissingen hebben een eigenaar en onderbouwing.
• Het pakket bevat geen wachtwoorden of onnodige persoonsgegevens.