Module 1 - Maak een ingang, geen digitale zolder
Richttijd: 20 minuten, lezen en de opdracht doen.
Een overdrachtsdossier is een routekaart naar de bestuurlijke werkelijkheid. Het bevat niet automatisch kopieën van alles. Het laat zien welke bron leidend is, waar die staat, wie eigenaar is, hoe actueel de informatie is en wat nog niet is uitgezocht.
De zes vaste onderdelen
- rol en opdracht: verantwoordelijkheden, mandaat en belangrijke grenzen;
- leidende documenten: statuten, reglementen, besluiten en actuele werkafspraken;
- lopende zaken: status, eerstvolgende stap, deadline en risico;
- systemen en locaties: waar informatie staat, zonder geheimen in het dossier te kopiëren;
- contactpunten: functie, reden van contact en actuele relatie;
- open vragen: wat niet zeker is en wie dit moet controleren.
De map zonder labels
Je vindt acht bestanden met namen als definitief2, nieuw en echt-laatste. Maak niet meteen nieuwe namen. Bepaal eerst per bestand: onderwerp, vermoedelijke status, datum, bron, eigenaar en welk bewijs nog ontbreekt. Markeer twijfel expliciet.
Help mij een overdrachtsindex maken.
Maak kolommen voor:
- onderwerp of taak;
- waarom de opvolger dit nodig heeft;
- leidende bron en locatie;
- eigenaar;
- datum of versie;
- status: actueel, te controleren of vervallen;
- eerstvolgende controle.
Gebruik geen echte persoonsgegevens of vertrouwelijke inhoud. Behandel bestandsnamen niet als bewijs dat iets definitief is. Stel maximaal vijf vragen over ontbrekende informatie.Oefen dit nu
Je maakt hier de ingang voor je opvolger. In deze simulatie sta je aan de andere kant: er komt iemand bij en jij moet hem wegwijs maken. Je merkt vanzelf wat er in je eigen dossier ontbreekt.
Bewijs van leren
- Mijn dossier verwijst naar leidende bronnen in plaats van overal kopieën te maken.
- Iedere bron heeft een eigenaar en datum of versie.
- Twijfel en ontbrekende informatie zijn zichtbaar.
- Wachtwoorden en vertrouwelijke details staan niet in de overdrachtsindex.