Module 0 - Kan een opvolger binnen 48 uur beginnen?
Richttijd: 20 minuten, lezen en de opdracht doen.
De fictieve bestuurswissel
Bij vereniging Horizon stopt de secretaris over twee weken. Er is een map met notulen, een volle mailbox, een adressenbestand en een lijstje met wachtwoorden. De volgende secretaris kent de vereniging, maar weet nog niet welke documenten leidend zijn, welke toezeggingen openstaan en welke toegang nodig is.
Een overdracht is niet geslaagd omdat er veel bestanden zijn. De opvolger moet kunnen bepalen wat actueel is, wat de eerstvolgende stap is, waarop een afspraak is gebaseerd en waar de eigen bevoegdheid begint en eindigt.
Opdracht - voer de 48-uursscan uit
Kies één echte bestuurstaak of gebruik de fictieve casus. Beantwoord vijf vragen zonder gevoelige gegevens in een AI-chat te zetten:
- Welke drie handelingen moet de opvolger in de eerste 48 uur kunnen uitvoeren?
- Welke bron is per handeling leidend?
- Welke toegang en bevoegdheid zijn daarvoor echt nodig?
- Welke deadline, toezegging of afhankelijkheid kan niet wachten?
- Welke informatie mag niet zonder nieuwe afweging worden meegegeven?
Help mij een 48-uursscan voor een bestuurlijke overdracht maken.
Gebruik alleen de fictieve of geanonimiseerde informatie die ik geef.
Vraag achtereenvolgens naar:
1. de eerste drie noodzakelijke handelingen;
2. de leidende bron per handeling;
3. benodigde toegang en bevoegdheid;
4. deadlines, toezeggingen en afhankelijkheden;
5. informatie die niet automatisch mee mag.
Maak daarna een tabel met: handeling, bron, toegang, risico en controle door de opvolger. Vul ontbrekende informatie niet zelf in.Veilige startafspraak
Gebruik geen echte wachtwoorden, herstelcodes, medische informatie, conflictdossiers of volledige ledenlijsten in een AI-chat. AI helpt structuur en controlevragen maken; het bestuur bepaalt wat rechtmatig, noodzakelijk en bestuurlijk passend is.
Oefen dit nu
De vraag van deze module wordt hier echt gesteld. De voorzitter valt plotseling uit en jij doorloopt acht beslismomenten, van het eerste bericht tot terugkeer of vervanging.
Bewijs van leren
- Ik heb drie concrete eerste handelingen benoemd.
- Iedere handeling heeft een leidende bron en een eigenaar.
- Ik heb toegang gescheiden van bevoegdheid.
- Ik heb minstens één informatiegroep benoemd die niet automatisch meegaat.
Korte zelftoets
Klaar wanneer
Je kunt uitleggen wat de opvolger in de eerste 48 uur moet kunnen en welke informatie of toegang daarvoor niet nodig is.