Module 3 - Maak zichtbaar wat nog beweegt

Richttijd: 20 minuten, lezen en de opdracht doen.

Een map met besluiten vertelt niet vanzelf wat morgen aandacht vraagt. Voor lopende zaken heeft de opvolger een compact register nodig met status, bron, eerstvolgende stap, deadline, eigenaar, afhankelijkheid en risico.

Contactpersonen zijn geen persoonlijk geheugen

Noteer alleen contactgegevens die voor de organisatie en het concrete onderwerp nodig zijn. Leg bij voorkeur functie of organisatie, reden van contact, laatste relevante afspraak en eigenaar binnen het bestuur vast. Vermijd persoonlijke typeringen, geruchten en oude details die geen doel meer dienen.

Opdracht - de drie enveloppen

De opvolger vindt drie berichten: een leverancier verwacht maandag antwoord, een lid verwijst naar een mondelinge toezegging en een subsidieverstrekker vraagt volgende maand een rapportage. Maak voor ieder bericht een kaart met:

• feitelijke status en leidende bron;
• wat nog een aanname of bewering is;
• deadline en gevolg van niets doen;
• eigenaar en eerstvolgende actie;
• contactpunt en wat wel of niet gedeeld mag worden.

Orden deze fictieve lopende zaken voor een bestuurlijke overdracht.

Scheid per zaak:
- vastgesteld feit;
- onbevestigde informatie;
- leidende bron;
- deadline en afhankelijkheid;
- eigenaar en eerstvolgende actie;
- relevant contactpunt en doel van contact;
- informatie die niet nodig is om over te dragen.

Maak geen oordeel over personen. Verzin geen afspraken of bevoegdheden. Zet ontbrekend bewijs in een aparte kolom.

Bewijs van leren

• Iedere lopende zaak heeft een eerstvolgende actie en eigenaar.
• Feiten, beweringen en ontbrekend bewijs zijn gescheiden.
• Contactpersonen zijn gekoppeld aan een concreet doel.
• Persoonlijke notities zonder overdrachtsdoel zijn verwijderd of apart beoordeeld.