Module 4 - Overdragen is ook durven opruimen
Richttijd: 25 minuten, lezen en de opdracht doen.
“Misschien ooit nog nodig” is geen bruikbare bewaarkeuze. Maak per informatiegroep onderscheid tussen bestuurlijke of wettelijke noodzaak, tijdelijk werkbelang, historische waarde en persoonsgegevens die geen actueel doel meer dienen.
Vier mogelijke uitkomsten
- bewaren: doel of verplichting is vastgesteld, met eigenaar en passende beveiliging;
- bewaren tot herbeoordeling: noodzaak is tijdelijk of nog niet volledig uitgezocht;
- anonimiseren of samenvatten: de inhoudelijke les blijft relevant, de identiteit niet;
- veilig verwijderen: er is geen geldig doel of bewaarplicht meer.
Stel geen algemene termijn vast voor “alle bestuursinformatie”. Verschillende gegevens kunnen onder verschillende regels en belangen vallen. Controleer eigen beleid, contracten en toepasselijke wetgeving; laat AI geen juridische bewaartermijn verzinnen.
Officiële bron
Niet langer bewaren dan nodig
De Autoriteit Persoonsgegevens legt uit dat de AVG geen algemene concrete bewaartermijn voor alle persoonsgegevens geeft. Een organisatie moet de noodzaak per situatie bepalen en rekening houden met specifieke termijnen uit andere wetgeving. Lees de toelichting over het bewaren van persoonsgegevens.
Zo ziet één groep eruit
Neem de oude conceptnotulen uit het rijtje hieronder. Zo ziet die beoordeling er ingevuld uit.
- Uitkomst: veilig verwijderen.
- Doel of verplichting: geen. De vastgestelde notulen zijn het besluit; een concept is een tussenversie zonder status.
- Bron waarop de keuze rust: de statuten bepalen dat de ledenvergadering de notulen vaststelt. Vanaf dat moment is de conceptversie geen bestuursinformatie meer.
- Eigenaar van de beslissing: de secretaris, met een melding in de bestuursvergadering zodat het besluit ergens staat.
- Termijn of herzieningsmoment: niet van toepassing, want de uitkomst is verwijderen. Wel eenmalig controleren of er concepten zijn die nog nooit zijn vastgesteld; die vormen een aparte groep.
- Wijze van verwijderen: uit de gedeelde map én uit de prullenbak, en de mailbijlagen waarin ze rondgingen erbij.
Twee dingen vallen op. De keuze rust op een bron en niet op een gevoel, en de laatste regel gaat over de kopieën. Informatie verwijderen op één plek is geen verwijderen, want bij verenigingen staan dezelfde stukken vrijwel altijd ook nog ergens in een mailbox.
Opdracht - vier stapels en één twijfelbak
Beoordeel deze fictieve informatiegroepen: vastgestelde notulen, oude conceptnotulen, een ledenlijst van vijf jaar geleden, betaalbewijzen, een persoonlijk conflictdagboek, verlopen vrijwilligersaanmeldingen en een anonieme evaluatiesamenvatting. Kies per groep één uitkomst en noteer:
- doel of verplichting;
- bron waarop je keuze rust;
- eigenaar van de beslissing;
- termijn of herzieningsmoment;
- wijze van verwijderen als dat de uitkomst is.
Help mij informatiegroepen voor een bestuurlijke overdracht beoordelen.
Gebruik vier mogelijke uitkomsten:
1. bewaren;
2. bewaren tot herbeoordeling;
3. anonimiseren of samenvatten;
4. veilig verwijderen.
Vraag per informatiegroep naar doel, persoonsgegevens, mogelijke verplichting, bron, eigenaar en herzieningsmoment. Geef geen juridische termijn als die niet uit een gecontroleerde bron volgt. Markeer wat deskundig of juridisch gecontroleerd moet worden.Bewijs van leren
- Ik heb per informatiegroep een doel of open controlevraag benoemd.
- Bewaarbeslissingen hebben een eigenaar en termijn of herzieningsmoment.
- Concepten, duplicaten en persoonlijke notities zijn afzonderlijk beoordeeld.
- Onzekere wettelijke termijnen zijn gemarkeerd voor controle.