Eindproef - De bestuursvergadering onder tijdsdruk
Richttijd: 20 minuten, lezen en de opdracht doen.
De casus
Oefenvereniging Horizon wil over vier weken een openbare ledenavond organiseren. Tegelijkertijd:
- is het budget nog niet volledig aangesloten;
- melden enkele leden dat communicatie te laat komt;
- ontbreken twee vrijwilligers voor essentiële taken;
- verwijzen twee documenten naar verschillende besluitdata;
- vertrekt de secretaris kort na de activiteit.
Het bestuur vergadert over 48 uur. Jij gebruikt AI als assistent, maar moet een controleerbaar bestuursadvies opleveren.
Jouw opdracht
Maak één pakket van maximaal vier pagina’s:
- Bestuurlijke status: wat staat vast, wat is voorstel en wat is onbekend?
- Beslispunten: welke besluiten zijn nu nodig, door wie en op basis van welke bron?
- Uitvoering: eigenaren, mijlpalen, minimale bezetting en stopcriterium.
- Financiën: gecontroleerde cijfers, afwijkingen en open vragen.
- Communicatie: kernboodschap voor leden en vrijwilligers.
- Continuïteit: wat moet vóór het vertrek van de secretaris worden overgedragen?
- AI-verantwoording: waarvoor gebruikte je AI, welke bronnen gebruikte je en wat controleerde je zelf?
Je mag informatie aanvullen om de fictieve casus werkbaar te maken, maar label iedere aanvulling als aanname.
Verplichte tegenproeven
Vraag AI:
- welke informatie ontbreekt;
- welke belangen mogelijk niet zijn vertegenwoordigd;
- welke conclusie het minst stevig is;
- welk besluit onomkeerbare gevolgen kan hebben;
- welke passage een lezer gemakkelijk verkeerd kan begrijpen.
Verwerk niet automatisch alle kritiek. Leg kort uit wat je wel en niet overneemt.
Beoordelingsrubric
| Criterium | Bestuurlijk sterk |
|---|---|
| Bron en status | Feit, bron, aanname en voorstel zijn direct herkenbaar |
| Bevoegdheid | Voorbereiden, adviseren, controleren en besluiten zijn gescheiden |
| Besluitkwaliteit | Voorstellen zijn concreet, uitvoerbaar en controleerbaar |
| Belangen | Relevante perspectieven en gevolgen zijn zichtbaar |
| Financiën | Cijfers zijn herleidbaar en onafhankelijk gecontroleerd |
| Uitvoering | Eigenaren, momenten, afhankelijkheden en stopcriteria zijn benoemd |
| Communicatie | Feiten blijven gelijk; toon en handelingsperspectief passen bij publiek |
| Privacy | Alleen noodzakelijke en toegestane informatie is gebruikt |
| Tegenspraak | Onzekerheid en alternatieven zijn aantoonbaar onderzocht |
| Overdracht | Een ander bestuurslid kan de volgende stap overnemen |
Eindcontrole
- Ik heb alle tien criteria beoordeeld.
- Ik heb minimaal twee zwakke plekken verbeterd.
- Een ander heeft één besluit en één bron gecontroleerd.
- Ik kan uitleggen waar AI hielp en waar menselijk oordeel beslissend was.
- Ik heb geen persoonsgegevens of vertrouwelijke oefeninformatie onnodig gedeeld.
- De cijfers zijn buiten de AI-uitvoer gecontroleerd.
- Aannames zijn zichtbaar.
- Het pakket heeft een eigenaar en controledatum.
Afronding
Een sterk resultaat is niet foutloos of volledig. Het maakt zichtbaar wat het bestuur weet, wat nog niet vaststaat, wie bevoegd is en welke controle vóór handelen nodig blijft.