Module 6 - Activiteiten en vrijwilligers uitvoerbaar organiseren
Richttijd: 20 minuten, lezen en de opdracht doen.
De situatie
Oefenvereniging Horizon organiseert een open dag. Er is enthousiasme, maar nog geen duidelijke eigenaar, beslisdatum of minimale bezetting. AI kan een lange takenlijst maken. Dat helpt pas als het bestuur keuzes maakt.
Licht projectmatig, bestuurlijk toepasbaar
Voor deze cursus gebruik je vijf elementen:
- beoogd resultaat;
- eigenaar per onderdeel;
- mijlpalen en beslismomenten;
- afhankelijkheden en risico’s;
- stop- of versoberingscriteria.
Methoden, uitgebreide projectrollen en projectsoftware horen in de latere cursus Projectmatig werken met AI.
Opdracht - maak een uitvoeringskaart
Maak van deze activiteit een compacte uitvoeringskaart.
Neem op:
- resultaat en doelgroep;
- maximaal vijf werkstromen;
- eigenaar per werkstroom;
- mijlpalen en beslismomenten;
- afhankelijkheden;
- minimale bezetting;
- drie risico’s met vroeg signaal en maatregel;
- vragen die het bestuur nog moet beantwoorden.
Verzin geen namen, toezeggingen, budgetten of vergunningseisen.
[BESCHRIJVING EN VASTGESTELDE RANDVOORWAARDEN]
Vrijwilligerstekort
Halveer denkbeeldig de beschikbare vrijwilligers twee weken vóór de activiteit. Vraag AI niet alleen om nieuwe mensen te werven, maar om drie scenario’s:
- doorgaan in afgeslankte vorm;
- onderdelen schrappen;
- uitstellen of stoppen.
Laat per scenario gevolgen zien voor veiligheid, kwaliteit, belasting en communicatie. Het bestuur kiest; AI maakt de consequenties zichtbaar.
Vrijwilligers zijn geen “capaciteit”
Een taakverdeling wordt sterker als je rekening houdt met beschikbaarheid, ervaring, motivatie en grenzen. Laat AI geen vrijwilligers rangschikken op vermeende geschiktheid op basis van gevoelige of indirecte persoonsgegevens. Maak taken helder en voer het gesprek met mensen.
Oefen dit nu
In deze simulatie vallen de vrijwilligers weg terwijl het programma gewoon doorloopt. Je neemt acht keer een beslissing en ziet meteen wat die doet met draagvlak en haalbaarheid. Het is dezelfde afweging als hierboven, nu onder tijdsdruk.
Bewijs van leren
- Mijn uitvoeringskaart heeft eigenaren en beslismomenten.
- Afhankelijkheden en minimale bezetting zijn zichtbaar.
- Ik heb een versoberings- of stopsituatie onderzocht.
- Vrijwilligers worden niet automatisch beoordeeld of ingedeeld.
Korte zelftoets
Klaar wanneer
Het bestuur vóór de uitvoering weet waarop het moet besluiten en vrijwilligers weten wat van hen wordt gevraagd.