Start - AI als bestuursassistent, niet als medebestuurder

Richttijd: 25 minuten, lezen en de opdracht doen.

De situatie

Je hebt vanavond een bestuursvergadering. De agenda is lang, drie stukken spreken elkaar deels tegen en een commissielid wacht op antwoord. AI kan snel samenvatten en schrijven. Maar snelheid is niet hetzelfde als een bestuurlijk verantwoord resultaat.

In deze cursus gebruik je AI voor vier soorten hulp:

• voorbereiden: vragen, scenario’s en eerste concepten;
• ordenen: hoofdpunten, verschillen, besluiten en acties;
• tegenspreken: ontbrekende informatie, risico’s en alternatieven;
• vertalen: bestuurlijke informatie begrijpelijk maken voor anderen.

AI stelt geen beleid vast, neemt geen besluit en draagt geen verantwoordelijkheid. Het bestuur blijft eigenaar van de bronkeuze, belangenafweging, controle en verzending.

Geen kennissysteem vereist

Je hebt voor deze cursus geen AI-kennissysteem nodig. Je werkt met ChatGPT of Claude en bewaart de resultaten op de manier die binnen jouw vereniging gebruikelijk is, bijvoorbeeld in Word of in een gewone map.

Gebruik je al een AI-kennissysteem? Dan kun je de gemaakte bestuursproducten daarin opnemen. Dat is een mogelijkheid, geen voorwaarde. De afzonderlijke cursus over het opzetten van een AI-kennissysteem is alleen bedoeld als optionele vervolgstap.

De bestuursproef

Voordat je AI gebruikt, beantwoord je vier vragen:

1. Taak: wat moet er na deze stap bruikbaar zijn?
2. Bron: welke informatie mag en moet AI gebruiken?
3. Bevoegdheid: wie mag controleren, besluiten of verzenden?
4. Gevolg: wat kan er misgaan als het resultaat onjuist is?

Gebruik AI niet op routine als je bij één vraag geen duidelijk antwoord hebt.

Opdracht - kies je doorlopende werkvraag

Kies één echte, terugkerende bestuurstaak met beperkt risico. Denk aan een agendaopzet, een openbare activiteitenbeschrijving of een overdrachtschecklist. Gebruik voor de eerste proef uitsluitend openbare, fictieve of zorgvuldig geanonimiseerde informatie.

Vraag AI eerst niet om een eindproduct, maar om je aanpak te bevragen:

Ik ben bestuurslid van een vereniging en wil AI gebruiken bij deze taak:
[BESCHRIJF DE TAAK ZONDER PERSOONSGEGEVENS].

Stel mij eerst maximaal vijf vragen over:
1. het gewenste resultaat;
2. de bronnen;
3. de bevoegde controleur of beslisser;
4. mogelijke gevolgen van fouten.

Maak nog geen eindproduct. Benoem na mijn antwoorden wat je nog niet zeker weet.

Maak de opdracht riskanter

Voeg denkbeeldig één vertrouwelijk gegeven, één onzekere aanname en één formeel besluit toe. Vraag AI vervolgens welke onderdelen het niet zelfstandig mag verwerken of vaststellen. Controleer of het onderscheid maakt tussen helpen, adviseren en beslissen.

Bewijs van leren

• Ik heb één afgebakende bestuurstaak gekozen.
• Ik heb vastgelegd welke bronnen ik wel en niet gebruik.
• Ik heb de bevoegde controleur of beslisser genoemd.
• Ik heb minstens één mogelijk gevolg van een fout beschreven.

Klaar wanneer

Je hebt een werkvraag die klein genoeg is om te testen en belangrijk genoeg om van te leren.