Module 1 - Rollen, bronnen en bevoegdheden
Richttijd: 30 minuten, lezen en de opdracht doen.
Eerst een vraag
Voordat je verder leest, één vraag. Kies wat je nu zou denken.
De situatie
Oefenvereniging Horizon wil een nieuw ledenplatform. Een bestuursbesluit noemt een verkenning, de begroting bevat alvast een bedrag en een commissieverslag spreekt over invoering. Heeft het bestuur al besloten?
AI kan documenten vergelijken, maar ziet niet vanzelf welk document formeel leidend is. Een begrotingspost is niet automatisch een opdracht. Een commissieverslag is niet automatisch een bestuursbesluit.
Maak een bestuurskaart
Maak voor één onderwerp een tabel met:
| Onderdeel | Vraag |
|---|---|
| Doel | Wat probeert de vereniging te bereiken? |
| Rollen | Wie bereidt voor, adviseert, controleert, besluit en voert uit? |
| Bronnen | Welke statuten, reglementen, besluiten en werkafspraken zijn relevant? |
| Status | Is informatie vastgesteld, concept, advies of onbekend? |
| Grens | Wat mag AI voorbereiden en wat vereist menselijk oordeel? |
Gebruik zo nodig deze opdracht:
Vergelijk de onderstaande geanonimiseerde bronnen over één bestuursonderwerp.
Maak een tabel met:
- letterlijke uitspraak of zakelijke parafrase;
- bron en datum;
- status: vastgesteld, voorstel, verslag, aanname of onbekend;
- mogelijke tegenstrijdigheid;
- vraag die het bestuur moet beantwoorden.
Trek geen conclusie over bevoegdheid als die niet expliciet uit de bronnen blijkt.
[PLAK HIER ALLEEN TOEGESTANE INFORMATIE]
Wat er boven jullie eigen afspraken staat
Een bestuurskaart werkt alleen als je weet welke bron wint wanneer twee bronnen elkaar tegenspreken. Die rangorde ligt vast en is niet onderhandelbaar:
- de wet, vooral Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek;
- de statuten, vastgelegd bij de notaris;
- het huishoudelijk reglement, vastgesteld door de ledenvergadering;
- besluiten van de ledenvergadering en van het bestuur;
- werkafspraken en gewoontes.
Hoger gaat altijd voor lager. Een werkafspraak die in strijd is met de statuten geldt niet, hoe lang hij ook zo gaat. En “zo doen we het hier al jaren” staat helemaal onderaan.
Vier punten uit de Wet bestuur en toezicht rechtspersonen
Deze wet geldt sinds 1 juli 2021 voor verenigingen en stichtingen en raakt precies de onderwerpen van deze module.
- Behoorlijke taakvervulling. Iedere bestuurder is gehouden tot een behoorlijke vervulling van zijn taak en richt zich daarbij op het belang van de vereniging. Ook als je onbezoldigd en vrijwillig bestuurt.
- Tegenstrijdig belang. Een bestuurder met een direct of indirect persoonlijk belang dat botst met dat van de vereniging, doet niet mee aan de beraadslaging en de besluitvorming. Een besluit dat toch zo tot stand komt, is vernietigbaar.
- Belet en ontstentenis. De statuten moeten regelen wat er gebeurt als bestuurders tijdelijk niet kunnen optreden of wegvallen, ook als dat het hele bestuur betreft. Bij een vereniging kan bijvoorbeeld de ledenvergadering een tijdelijk bestuur aanwijzen. Deze bepaling moet bij de eerstvolgende statutenwijziging worden opgenomen.
- Meervoudig stemrecht. Een bestuurder kan niet meer stemmen uitbrengen dan de andere bestuurders samen. Stond er in oude statuten iets anders, dan verloor die bepaling haar geldigheid bij de eerste statutenwijziging na 1 juli 2021 en uiterlijk vijf jaar daarna. Die termijn is inmiddels verstreken. Let ook op een doorslaggevende stem van de voorzitter: in een klein bestuur waarin iemand ontbreekt, kan die feitelijk hetzelfde effect hebben.
Waarom dit in deze module staat
AI kent de algemene regels vaak wel en jullie statuten niet. Het antwoord op “mag het bestuur dit besluiten” komt dus nooit uit een chat, maar uit jullie eigen stukken. Gebruik AI om de bronnen naast elkaar te leggen en te laten zien waar ze elkaar tegenspreken. De rangorde toepassen is bestuurswerk.
Opdracht bij deze rangorde
Neem het onderwerp van je bestuurskaart en zoek per laag op wat er staat. Kom je bij laag 1 tot en met 3 niets tegen en bij laag 5 wel, dan heb je geen bevoegdheidsprobleem gevonden maar een gewoonte. Schrijf op wat er zou moeten gebeuren om daar een besluit van te maken.
De ontbrekende bron
Laat bewust één belangrijk document weg. Bijvoorbeeld de statuten of het besluit waarin een mandaat is gegeven. Vraag AI daarna om een conclusie. Een goed resultaat meldt dat de bron ontbreekt; een slecht resultaat vult de leemte overtuigend in.
Beschrijf:
- welke conclusie te stellig werd;
- welk document nodig is;
- wie binnen de vereniging de status kan bevestigen.
Bestuurlijk sterke formulering
Vervang “AI zegt dat…” door een controleerbare formulering:
Op basis van bron A en B lijkt dit een voorgenomen richting. Het formele besluit en de bevoegdheidsgrondslag zijn nog niet aangetroffen. De secretaris controleert dit vóór bespreking.
Bewijs van leren
- Mijn kaart onderscheidt voorbereiding, advies, controle, besluit en uitvoering.
- Iedere belangrijke uitspraak heeft een bron of het label “aanname”.
- De status van documenten is zichtbaar.
- Ik heb een ontbrekende-bronproef uitgevoerd.
- Ik heb per laag van de rangorde gekeken wat er over mijn onderwerp staat.
- Ik weet of onze statuten een belet- en ontstentenisregeling bevatten.
Klaar wanneer
Een medebestuurslid kan aan je kaart zien wat vaststaat, wat nog onderzocht moet worden en wie bevoegd is.