Module 7 - Overdragen wat een opvolger echt nodig heeft

Richttijd: 20 minuten, lezen en de opdracht doen.

De situatie

Een secretaris stopt over zes weken. Er zijn mappen, mailboxen en notulen, maar het meeste overzicht zit in het hoofd van één persoon. Alles bewaren is nog geen overdracht.

Vier lagen van continuïteit

Een opvolger heeft nodig:

• oriëntatie: doel, rol en actuele prioriteiten;
• vindbaarheid: waar staan besluiten, afspraken en dossiers;
• ritme: terugkerende taken en momenten;
• uitzonderingen: risico’s, gevoeligheden en open vragen.

Opdracht - bouw een overdrachtsdossier

Maak een overdrachtsindex, geen kopie van alle inhoud.

Help mij een overdrachtsindex voor de rol [ROL] te maken.

Orden de aangeleverde informatie onder:
- eerste week;
- eerste maand;
- jaarlijks ritme;
- lopende dossiers;
- bevoegdheden en controles;
- toegang en eigenaarschap;
- open vragen en risico’s.

Noem per onderdeel de vindplaats en status. Neem geen wachtwoorden of geheime sleutels op. Markeer verouderde, dubbele of tegenstrijdige informatie.
[GEANONIMISEERDE INVENTARIS]

De verdwijnproef

Doe alsof de huidige functionaris morgen niet bereikbaar is. Laat een medebestuurslid met alleen de index drie vragen beantwoorden:

1. Wat moet deze week gebeuren?
2. Waar staat het laatste vastgestelde besluit over een lopend dossier?
3. Wie kan toegang geven tot de benodigde omgeving?

Noteer waar de overdracht stukloopt. Dat zijn geen tekortkomingen van de opvolger, maar verbeterpunten van het systeem.

AI en oude documenten

Laat AI oudere bestanden niet stilzwijgend samenvoegen tot één “actuele waarheid”. Leg per document minimaal vast:

• datum;
• eigenaar;
• status;
• vervangt of wordt vervangen door;
• controledatum.

Bewijs van leren

• Mijn index maakt eerste week, maand en jaarritme zichtbaar.
• Lopende dossiers hebben eigenaar, status en volgende stap.
• Toegang is beschreven zonder wachtwoorden op te nemen.
• Een ander bestuurslid heeft de verdwijnproef uitgevoerd.

Klaar wanneer

Een opvolger niet alles weet, maar wel zelfstandig kan vinden wat eerst nodig is en bij wie twijfel thuishoort.