Onderdeel 0 - Wat zoeken jullie eigenlijk?

Richttijd: 25 minuten, lezen en de opdracht doen.

Via het netwerk meldt zich iemand die belangstelling heeft. De voorzitter belt, het klikt en de kandidaat wordt uitgenodigd om een bestuursvergadering bij te wonen. Zo gaat het in de meeste verenigingen en meestal loopt het goed af.

Toch zit hier een risico dat pas later zichtbaar wordt. Je hebt niet vastgelegd wat je zocht, dus je kunt achteraf niet uitleggen waarom deze persoon het werd. Je hebt geen verwachtingen uitgesproken, dus je weet niet of iemand vijf of vijftien uur per maand in gedachten had. En je bestuur gaat steeds meer lijken op de mensen die er al zitten, want een netwerk levert vooral mensen op zoals jij.

De verkeerde eerste vraag

De reflex is: wie vervangt de penningmeester die stopt. Dat is zelden de goede vraag. De goede vraag is wat de vereniging over drie jaar nodig heeft. Twee dingen bepalen dat antwoord:

1. het rooster van aftreden. Wie gaat er de komende jaren weg en welke kennis verdwijnt dan tegelijk? Vertrekken er twee mensen in hetzelfde jaar, dan is dat nu al een probleem;
2. wat er op de vereniging afkomt. Een verbouwing, een fusie, een nieuw ledenadministratiesysteem, teruglopend ledental. Elk daarvan vraagt om andere kennis dan wat er nu zit.

Heb je geen rooster van aftreden, dan is dat je eerste opdracht. Zonder dat rooster werf je altijd te laat en altijd onder druk.

Het profiel gaat over de functie, niet over de persoon

Schrijf geen lijst met eigenschappen als betrokken, enthousiast en communicatief. Daar herkent iedereen zich in en daarmee kun je later niets. Een bruikbaar profiel bevat vier dingen:

• de taken: wat doet deze persoon concreet, in werkwoorden;
• de tijd: hoeveel uur per maand en wanneer de pieken vallen;
• de kennis of ervaring die echt nodig is: maximaal drie punten, anders is het een wensenlijst;
• wat níet nodig is: dit punt wordt bijna altijd vergeten en het is het nuttigste. “Je hoeft geen boekhouder te zijn” haalt de drempel weg bij precies de mensen die je zoekt.

Schrijf de afwijzing eerst

Schrijf in drie zinnen waarom je een enthousiaste, aardige kandidaat zou afwijzen. Lukt dat niet, dan heb je geen profiel maar een wens dat er iemand komt. En dan is het antwoord op elke kandidaat ja, ook op de verkeerde.

Ik maak een profiel voor een bestuursrol in een vereniging.

Hieronder staan de taken die bij deze rol horen.

Schrijf een profiel van maximaal 200 woorden met:
- de taken, in werkwoorden;
- de geschatte tijd per maand en wanneer de drukke periodes vallen;
- maximaal drie punten kennis of ervaring die echt nodig zijn;
- een korte alinea “wat je niet hoeft te kunnen”.

Gebruik geen namen en beschrijf geen personen. Vermijd woorden als betrokken, enthousiast en communicatief; die zeggen niets over de functie. Vraag mij naar ontbrekende informatie in plaats van iets aan te nemen.

[TAKEN VAN DE ROL]

Bewijs van leren

• Wij hebben een rooster van aftreden of ik weet dat wij er geen hebben.
• Ik kan benoemen welke kennis de komende drie jaar uit ons bestuur verdwijnt.
• Ik heb één profiel geschreven met taken, tijd, benodigde kennis en wat niet nodig is.
• Ik kan in drie zinnen zeggen waarom een aardige kandidaat toch niet past.