Onderdeel 2 - Het kennismakingsgesprek

Richttijd: 25 minuten, lezen en de opdracht doen.

Er meldt zich iemand. Nu volgt het gesprek. Dit is geen sollicitatiegesprek en het hoort ook niet zo te voelen. Het is wel een gesprek waarin twee partijen iets willen weten en dat gaat beter als je vooraf hebt bedacht wat je vraagt.

Voer het met z’n tweeën

Niet omdat één bestuurslid het niet aan zou kunnen, maar omdat twee mensen andere dingen horen. En omdat het de kandidaat een eerlijker beeld geeft: hij ziet meteen dat het bestuur uit meer bestaat dan de voorzitter die hem belde. Spreek af wie welke vragen stelt en maak achteraf samen een korte aantekening.

Vier vragen die je altijd stelt

1. Wat verwacht het bestuur van jou? Tijd, aanwezigheid, bereikbaarheid. Zeg het hardop, ook als het in de oproep stond.
2. Wat verwacht jij van het bestuur en van de vereniging? Dit is de vraag die het vaakst wordt overgeslagen en die het meeste voorkomt. Iemand die verwacht dat er beleid wordt gemaakt terwijl jullie vooral brandjes blussen, is binnen een jaar teleurgesteld.
3. Welke andere rollen heb je, binnen of buiten de vereniging? Dat is geen wantrouwen. Het is de vraag naar mogelijke tegenstrijdige belangen en die stel je liever nu dan bij het eerste besluit waarover gedoe ontstaat. Iemand die leverancier is van de vereniging of partner van een betaalde kracht, kan prima bestuurslid zijn. Maar dan weet iedereen het.
4. Wat gebeurt er als het niet bevalt? Van beide kanten. Spreek af dat je er na een half jaar op terugkomt. Dat maakt de drempel om te beginnen lager en de drempel om te stoppen ook.

Dezelfde vragen aan iedereen

Praat je met meer dan één kandidaat, stel dan iedereen dezelfde vragen. Niet om er een procedure van te maken, maar omdat je anders appels met peren vergelijkt en achteraf niet kunt uitleggen waarom het deze persoon werd. Schrijf de vragenlijst één keer op en gebruik hem in elk gesprek.

De verklaring omtrent het gedrag

Werkt jullie vereniging met kinderen, jongeren of andere kwetsbare groepen, dan is een verklaring omtrent het gedrag gebruikelijk voor vrijwilligers. Zoek uit of jullie koepel of bond dat ook voor bestuursleden voorschrijft. Voor verenigingen die met vrijwilligers en minderjarigen werken is de VOG vaak gratis aan te vragen. Regel het voor iedereen op dezelfde manier, dus ook voor de bestuursleden die er al jaren zitten, want een regel die alleen voor nieuwkomers geldt is geen regel.

De vragen die je niet stelt

Schrijf drie vragen op die jullie aan een kandidaat stellen. Schrijf daarna drie vragen op die een kandidaat aan jullie zou moeten stellen om te weten waar hij aan begint. Vergelijk beide lijstjes. Is de tweede lijst ongemakkelijker dan de eerste, dan weet je waar in jullie bestuur nog iets onbesproken is. En dat komt vroeg of laat toch boven.

Maak een vragenlijst voor een kennismakingsgesprek met iemand die belangstelling heeft voor een bestuursfunctie bij een vereniging.

De lijst bevat vragen over:
- wat het bestuur verwacht qua tijd, aanwezigheid en bereikbaarheid;
- wat de kandidaat van het bestuur en de vereniging verwacht;
- andere rollen en mogelijke tegenstrijdige belangen, neutraal geformuleerd;
- wat er gebeurt als het van een van beide kanten niet bevalt.

Voeg per onderwerp één doorvraag toe. Formuleer alles zo dat het een kennismaking blijft en geen verhoor wordt. Geen vragen over gezondheid, geloof, politieke voorkeur, gezinssituatie of andere zaken die er niet toe doen.

Geef daarnaast drie vragen die de kandidaat aan óns zou moeten stellen.

Bewijs van leren

• Wij voeren kennismakingsgesprekken met twee bestuursleden.
• Wij hebben één vragenlijst die wij bij elke kandidaat gebruiken.
• De vraag naar andere rollen en tegenstrijdige belangen zit erin.
• Ik weet of een verklaring omtrent het gedrag bij ons van toepassing is.