Onderdeel 3 - Voordracht, benoeming en de meeloper

Richttijd: 25 minuten, lezen en de opdracht doen.

Het gesprek was goed, de kandidaat wil het doen en loopt sinds twee maanden mee met de vergaderingen. Vraag: is hij bestuurslid? Bij de meeste verenigingen is het antwoord nee. En dat heeft gevolgen die besturen zich zelden realiseren.

Wie benoemt er eigenlijk?

Bij de meeste verenigingen benoemt de algemene ledenvergadering de bestuursleden en doet het bestuur een voordracht. Meelopen bij vergaderingen maakt iemand dus geen bestuurslid, ook niet als het al maanden zo gaat en iedereen het normaal is gaan vinden.

Zoek in de statuten vier dingen op:

1. wie draagt voor en wie benoemt;
2. welke termijn geldt en is herbenoeming mogelijk en hoe vaak;
3. wat er gebeurt bij een tussentijdse vacature: mag het bestuur zelf iemand aanwijzen tot de eerstvolgende ledenvergadering of niet;
4. hoeveel bestuursleden er minimaal moeten zijn en wat er geldt als je daaronder zakt.

Sinds de Wet bestuur en toezicht rechtspersonen moeten die bepalingen aan de wet voldoen. Zijn de statuten op deze punten vaag of verouderd, dan is dat op zichzelf een signaal: het is dan tijd voor een gang naar de notaris en dat kost maanden. Ontdek dat liever nu dan op het moment dat je een vacature hebt.

De positie van de meeloper

Iemand die meeloopt maar nog niet is benoemd, is geen bestuurder. Dat betekent concreet:

• hij heeft geen stem en telt niet mee voor het quorum;
• hij hoort niet mee te beslissen, ook niet informeel;
• hij is niet bestuurlijk aansprakelijk, wat op zichzelf prettig is, maar hij valt daardoor ook niet onder een eventuele bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering;
• bij vertrouwelijke onderwerpen is meeluisteren niet vanzelfsprekend. Een klacht, een personeelskwestie of een financieel probleem bespreek je zonder hem.

Zeg dat vooraf tegen de kandidaat. Niet als beperking maar als duidelijkheid: dit mag je wel, dit nog niet en op deze datum verandert dat.

Wat je vastlegt

• het profiel waarmee je zocht;
• wie het gesprek voerden en wanneer;
• wat er is afgesproken over tijd, taken en het terugkommoment na een half jaar;
• welke andere rollen zijn gemeld, met het oog op tegenstrijdige belangen;
• de voordracht aan de ledenvergadering en het benoemingsbesluit met datum;
• de inschrijving in het handelsregister van de Kamer van Koophandel, want die is verplicht en wordt regelmatig vergeten. Vergeet ook de uitschrijving van wie vertrekt niet.

Dat is geen bureaucratie maar bescherming van beide kanten. Wie het over een jaar niet leuk vindt, kan terugvallen op wat is afgesproken in plaats van op wat iemand zich herinnert.

Waar AI wel bij helpt

• uit de statuten halen hoe voordracht, benoeming, termijn en tussentijdse vacature bij jullie geregeld zijn;
• een rooster van aftreden voor de komende jaren inzichtelijk maken;
• uit de takenlijst van een vertrekkend bestuurslid een profiel destilleren dat over de functie gaat en niet over de persoon;
• een checklist maken van alles wat na de benoeming moet gebeuren, van de Kamer van Koophandel tot de bankmachtiging.

Hieronder staat de tekst van onze statuten.

Zoek daarin op hoe het bestuur wordt samengesteld. Geef terug, per punt met het artikelnummer en het letterlijke citaat:
- wie draagt bestuursleden voor en wie benoemt hen;
- voor welke termijn en of herbenoeming mogelijk is en hoe vaak;
- wat er gebeurt bij een tussentijdse vacature;
- het minimum en maximum aantal bestuursleden;
- of er functies zijn die de ledenvergadering rechtstreeks benoemt, zoals de voorzitter.

Staat iets er niet in, schrijf dan “niet gevonden in de aangeleverde tekst”. Verzin niets en vul niets aan uit algemene kennis over verenigingen.

[TEKST VAN DE STATUTEN]

Controleer elke verwijzing naar een artikel in het originele document. Dit is precies het soort taak waarbij een taalmodel een artikelnummer overtuigend fout kan citeren.

Bewijs van leren

• Ik weet wie bij ons voordraagt en wie benoemt, met het artikelnummer erbij.
• Ik weet wat er bij ons geldt bij een tussentijdse vacature.
• Ik kan uitleggen wat een meeloper wel en niet mag.
• Onze inschrijvingen bij de Kamer van Koophandel kloppen met de werkelijkheid.