Module 4 - Ontwerp een map die zichzelf uitlegt

Richttijd: 40 minuten
Resultaat: een kleine mappenstructuur met duidelijke namen en eigenaarschap

De volgorde in deze module

1. Bekijk eerst het voorbeeld van een kleine mappenstructuur.
2. Laat de AI met een fictieve rommelmap meedenken; er wordt nog niets gewijzigd.
3. Beoordeel het voorstel en verwijder wat je niet nodig hebt.
4. Geef daarna pas toestemming om de goedgekeurde structuur in je oefenmap aan te maken.
5. Vul tot slot zelf de afspraken over eigenaar, toegang en back-up in.

Klein is professioneel

Een kennismap is geen kopie van je hele archief. Neem alleen op wat je gekozen werktaak nodig heeft. Een kleine map is sneller te begrijpen, makkelijker te beveiligen en beter te testen.

Zo kan een kleine startstructuur eruitzien:

AI-kennismap-oefening/
  00-leeswijzer.md
  01-context.md
  Bronnen/
  Resultaten/
  Werkwijzen/
  Tests/

Dit is een voorbeeld, geen losse opdracht aan de AI. Het laat zien wat er straks in je map kan staan. In opdracht 4 krijg je één volledig blok waarmee je de AI toestemming geeft om de gekozen mappen en bestanden aan te maken.

Maak een submap alleen als je er echt iets in bewaart. Eén laag is meestal genoeg.

Werk je met vastgestelde beleidsregels, statuten, procedures of andere kaders? Dan kun je later ook een map Kaders toevoegen. Doe dit alleen als je zulke informatie werkelijk nodig hebt. In module 7 leg je uit welke status en bron ieder kader heeft.

Naamgeving

Een bestandsnaam moet ook over twee jaar begrijpelijk zijn.

Goed:

• notulen-bestuur-2026-06-12.md
• klantvragen-verzending.md
• werkwijze-agenda-maken-v1.md

Moeilijk:

• definitief2-nieuw.md
• notitie.md
• versie-echt-laatste.md

Gebruik een datum als jaar-maand-dag wanneer volgorde belangrijk is. Zet status en eigenaar liever ín het bestand dan in een steeds langere bestandsnaam.

De rommelmap

Dit is eerst een denkoefening. De genoemde bestanden zijn fictief en hoeven niet in je oefenmap te staan.

Vraag de AI. Kopieer het hele blok hieronder en plak het in de AI-tool:

Hieronder staat een fictieve rommelmap:

notulen nieuw.docx
Notulen DEFINITIEF.pdf
actiepunten.txt
agenda oud.md
ledenlijst.xlsx
logo.png
begroting 2024.xlsx

Ontwerp voor mijn starttaak een minimale mappenindeling. Stel eerst drie
vragen. Geef daarna per bestand: opnemen, buiten de kennismap houden
of eerst onderzoeken. Verzin geen inhoud. Verplaats of hernoem niets.
Leg ieder advies in één zin uit.

1. Beantwoord de drie vragen van de AI.
2. Wacht tot de AI een voorstel toont. Er wordt in deze oefening nog niets aangemaakt of verplaatst.
3. Beoordeel het voorstel. De ledenlijst bevat mogelijk persoonsgegevens. “Alles opnemen” is dus geen goed antwoord.

Opdracht 4 - Bouw en leg vast

Nu mag de AI de gekozen structuur uitvoeren. Gebruik hetzelfde gesprek als bij de rommelmap.

Vraag de AI. Kopieer en plak dit hele blok:

Gebruik het voorstel dat we zojuist hebben besproken voor mijn echte
oefenmap. Toon eerst exact welke mappen en bestanden je wilt aanmaken.

Je mag daarna uitsluitend de door mij goedgekeurde mappen en nieuwe
bestanden binnen de geopende oefenmap aanmaken. Overschrijf, verwijder,
verplaats of hernoem niets. Bestaat een naam al, stop dan bij dat onderdeel.

Maak ook Tests/map-afspraken.md met precies dit lege sjabloon:

# Afspraken over deze kennismap

- Locatie:
- Eigenaar:
- Wie mag lezen:
- Wie mag wijzigen:
- Naamgevingsregel:
- Back-up of versiegeschiedenis:
- Wat hoort bewust niet in deze map:

Wacht met uitvoeren tot ik letterlijk zeg: JA, VOER DIT PLAN UIT.

Controleer de voorgestelde lijst. Klopt die, typ dan zelf JA, VOER DIT PLAN UIT in de AI-tool. Daarmee geef je toestemming voor precies dat plan. Verplaats daarna zo nodig mijn-starttaak.md naar de meest logische map.

Open daarna Tests/map-afspraken.md in je editor en vul de lege regels zelf in. Zo controleer jij bewust de afspraken over toegang en beheer.

Klaar wanneer

• Mijn map heeft niet meer onderdelen dan mijn starttaak nodig heeft.
• Bestandsnamen verraden hun inhoud.
• Eigenaarschap, toegang en back-up staan in Tests/map-afspraken.md.

Ga verder met Module 5: maak kennisbestanden waar je op kunt bouwen.