Module 2 - Rollen, belangen en beslisrechten

Richttijd: 20 minuten, lezen en de opdracht doen.

De situatie

Iedereen mag meedenken, maar niemand weet wie een keuze mag maken. De leverancier wacht, gebruikers verwachten inspraak en de projectleider krijgt tegengestelde aanwijzingen.

Maak twee kaarten

Een rollenkaart onderscheidt:

• opdrachtgever: bepaalt richting en accepteert resultaat;
• projectleider: organiseert samenhang en maakt voortgang zichtbaar;
• uitvoerders: leveren afgesproken resultaten;
• gebruikers en deskundigen: leveren eisen, ervaring en toetsing;
• beheerder: neemt het resultaat over.

Een stakeholderkaart beschrijft belang, invloed, benodigde betrokkenheid en passende communicatie. Gebruik dit niet om mensen automatisch te beoordelen.

Opdracht

Orden deze projectrollen en betrokkenen.

Maak twee tabellen:
1. rol, verantwoordelijkheid, beslisrecht en open vraag;
2. belang, mogelijke zorg, gewenste betrokkenheid en communicatiemoment.

Markeer overlap en ontbrekend eigenaarschap. Leid geen motivatie,
persoonlijkheid of geschiktheid af uit persoonsgegevens.
[GEANONIMISEERDE PROJECTINFORMATIE]

Twee opdrachtgevers

Voeg een tweede persoon toe die zich als opdrachtgever gedraagt. Laat AI de tegenstrijdige opdrachten tonen, maar niet bepalen wie gelijk heeft. Formuleer welk governancebesluit nodig is.

Je hebt geen macht, alleen afhankelijkheid

Wie een project trekt bij een vereniging of in een klein team, kan niemand iets opdragen. Mensen doen het erbij, uit goede wil, naast werk en gezin. Rollenmodellen die uitgaan van hiërarchie werken hier niet.

Wat je wel hebt zijn drie dingen: zichtbaarheid, ritme en een deadline die van buiten komt. Zichtbaarheid omdat mensen doen wat anderen zien. Ritme omdat een vast moment minder onderhandeling kost dan steeds een nieuwe afspraak. En een externe deadline, bijvoorbeeld een ledenvergadering of een seizoensstart, omdat die niet ter discussie staat.

Vraag het apart

Vraag drie betrokkenen apart wie er over één concreet punt beslist. Krijg je drie verschillende antwoorden, dan is dat niet vervelend maar nuttig: je hebt het echte probleem van dit project gevonden voordat het je een maand kostte.

Bewijs van leren

• Opdrachtgever, projectleider en beheerder zijn onderscheiden.
• Belang en beslisrecht zijn niet door elkaar gehaald.
• Voor belangrijke besluiten is een eigenaar zichtbaar.
• Het conflict tussen twee opdrachtgevers heeft een escalatieroute.

Klaar wanneer

Iedere betrokkene weet waarover die meedenkt, werkt, adviseert of beslist.