Module 6 - Een werkritme dat overleg lichter maakt
Richttijd: 25 minuten, lezen en de opdracht doen.
De situatie
De projectgroep vergadert wekelijks een uur, maar besluiten blijven open en betrokkenen krijgen lange verslagen. Meer communicatie is niet automatisch betere samenwerking.
Ontwerp het ritme
Koppel communicatie aan een doel:
- kort werkoverleg voor blokkades en volgende stappen;
- mijlpaalreview voor kwaliteit en acceptatie;
- opdrachtgeversoverleg voor besluiten en afwijkingen;
- gebruikersmoment voor toetsen en leren;
- statusbericht voor kerninformatie.
Opdracht
Ontwerp een licht communicatie- en samenwerkingsritme.
Geef per moment:
- doel;
- deelnemers;
- benodigde voorbereiding;
- maximaal vijf vaste vragen;
- vast te leggen besluit of actie;
- kanaal en frequentie.
Schrap overleg zonder duidelijke uitkomst. Houd rekening met vrijwilligers
of medewerkers met beperkte beschikbaarheid.
[ROLLEN, MIJLPALEN EN HUIDIGE OVERLEGSTRUCTUUR]
Het rode statusbericht
Schrijf een statusupdate waarin een mijlpaal niet wordt gehaald. Gebruik: resultaat, afwijking, oorzaak voor zover vastgesteld, gevolg, opties en benodigd besluit. Laat AI drie lezersperspectieven geven en controleer daarna zelf toon en feiten.
Schaf een overleg af
Kijk naar je overlegritme en haal er één moment uit. Niet inkorten, echt weghalen. Kijk daarna twee weken wat er misgaat. Meestal is dat minder dan gevreesd en wat wel misgaat, wijst je precies aan waarvoor dat overleg eigenlijk diende.
Dit is in vrijwilligerswerk geen bezuiniging maar een rekensom. Een uur overleg met zes mensen kost zes uur vrijwilligerstijd en dat is tijd die niet aan het project wordt besteed. Vraag je bij elk terugkerend moment af: is dit nodig om te beslissen of alleen om te weten? Wat alleen dient om te weten, kan geschreven en op een eigen moment gelezen worden.
Stopregel
Laat AI geen verslagen maken van gesprekken die je hebt opgenomen zonder dat iedereen dat weet en ermee instemt. Een samenvatting van een vergadering is prima; een transcript van mensen die niet wisten dat er werd opgenomen is dat niet.
Bewijs van leren
- Ieder overlegmoment heeft een doel en uitkomst.
- Besluitvorming heeft een eigen route.
- De rode statusupdate verbergt de afwijking niet.
- Frequentie past bij belang en beschikbare tijd.
Korte zelftoets
Klaar wanneer
Mensen minder hoeven te zoeken en vergaderen om te weten wat nodig is.