Module 8 - Opleveren, accepteren en overdragen

Richttijd: 20 minuten, lezen en de opdracht doen.

De situatie

Het formulier werkt, dus het projectteam noemt het project klaar. Gebruikers zijn nog niet geïnstrueerd, beheerrechten ontbreken en niemand meet of het proces werkelijk eenvoudiger is.

Vier verschillende momenten

• oplevering: het projectteam biedt een resultaat aan;
• acceptatie: de bevoegde partij bevestigt dat criteria zijn gehaald;
• overdracht: beheer, kennis, toegang en open punten gaan naar de lijn;
• afsluiting: het project wordt geëvalueerd en administratief beëindigd.

Opdracht

Maak een oplever- en overdrachtsplan.

Geef per resultaat:
- acceptatiecriterium;
- bewijs;
- acceptant;
- beheerder;
- instructie of ondersteuning;
- toegang en eigenaarschap;
- open punt;
- evaluatiemoment.

Neem geen wachtwoorden op en markeer criteria die nog niet toetsbaar zijn.
[PROJECTOPDRACHT, RESULTATEN EN ACTUELE STATUS]

Klaar, met restpunten

Maak drie categorieën: blokkeert acceptatie, mag als beheerpunt over en vervalt. Laat AI adviseren, maar laat acceptant en opdrachtgever beslissen.

Wie beheert het hierna?

Dit is de plek waar projecten in verenigingen en kleine organisaties echt stuklopen. Het formulier werkt, iedereen is tevreden, de bouwer stopt ermee en een jaar later kan niemand er nog bij. Het wachtwoord stond in zijn hoofd, de koppeling loopt via zijn account en de instructie is nooit geschreven.

Regel daarom vóór de oplevering vier dingen:

• wie het beheert, bij naam en bij rol, zodat het meeverhuist als die persoon stopt;
• een tweede persoon die er ook bij kan, met een eigen account en niet met hetzelfde wachtwoord;
• waar het staat en wat er gebeurt als de leverancier of dienst ermee stopt;
• wat het jaarlijks kost en wie dat op de begroting zet.

Een oplevering zonder deze vier is geen oplevering maar een verhuizing van het probleem.

Bewijs van leren

• Oplevering, acceptatie, overdracht en afsluiting zijn gescheiden.
• Ieder resultaat heeft bewijs en acceptant.
• Beheer, toegang en ondersteuning zijn geregeld.
• Restpunten hebben een expliciete bestemming.

Klaar wanneer

Het resultaat niet alleen bestaat, maar ook gebruikt, beheerd en geëvalueerd kan worden.