Module 7 - Bijsturen zonder het project te laten vervagen

Richttijd: 25 minuten, lezen en de opdracht doen.

De situatie

Het project meldt 70 procent gereed, maar twee essentiële resultaten zijn nog niet getest. Ondertussen is de projectopdracht driemaal informeel aangepast.

Meet voortgang aan resultaat

Gebruik niet alleen bestede tijd of afgevinkte taken. Kijk naar:

• geaccepteerde resultaten;
• komende mijlpaal;
• afwijking op scope, tijd, capaciteit en kwaliteit;
• open risico’s en issues;
• benodigde besluiten;
• vertrouwen in de prognose en waarom.

Opdracht

Maak een concept-voortgangsrapport van één pagina.

Toon:
- geaccepteerde resultaten;
- volgende mijlpaal en prognose;
- afwijkingen met bron;
- top drie risico’s of issues;
- wijzigingen sinds de vorige rapportage;
- besluiten die nodig zijn;
- onzekerheden.

Gebruik geen percentage gereed zonder aantoonbare definitie.
[ACTUELE PROJECTGEGEVENS]

Wijzigingsbesluit

Beoordeel een wijziging op waarde, noodzaak, alternatieven en gevolgen. Leg vast wat wordt toegevoegd, geschrapt of verschoven. Een mooie nieuwe wens zonder besluit blijft een wens.

De optimistische bron

Vergelijk een positief teamverslag met een achterlopende planning en open testbevindingen. Laat AI tegenstrijdigheden tonen en formuleer daarna zelf een bestuurlijk eerlijke prognose.

Stoppen is een uitkomst

Bijsturen gaat meestal over aanpassen. De zwaarste variant komt zelden ter sprake: ermee ophouden. In vrijwilligersprojecten is dat extra moeilijk, want er zit onbetaalde tijd van bekenden in en stoppen voelt als die tijd weggooien. Dus wordt er doorgemodderd tot het vanzelf doodbloedt en dan heeft niemand iets besloten en is er ook niets geleerd.

Schrijf je stopcriteria bij de start

Formuleer aan het begin van het project drie situaties waarin je zou stoppen. Bijvoorbeeld: er zijn na drie maanden minder dan vijf gebruikers of de kosten overschrijden een bepaald bedrag of de persoon die het bouwt, is weg zonder opvolger. Leg ze voor aan de opdrachtgever en laat ze vastleggen.

Dat kost tien minuten en het maakt stoppen later een besluit in plaats van een nederlaag. Bovendien merk je aan de reactie meteen hoeveel ruimte je werkelijk hebt.

Bewijs van leren

• Voortgang is gekoppeld aan geaccepteerde resultaten.
• Prognose en onzekerheid zijn zichtbaar.
• Wijzigingen hebben gevolgen en beslisser.
• Tegenstrijdige bronnen zijn niet gladgestreken.

Klaar wanneer

De opdrachtgever tijdig kan kiezen, in plaats van pas achteraf te horen dat het project afwijkt.