Module 4 - Plannen met afhankelijkheden en echte capaciteit

Richttijd: 20 minuten, lezen en de opdracht doen.

De situatie

AI maakt moeiteloos een planning van twaalf weken. Maar één specialist is slechts op vrijdag beschikbaar en testen kan pas na een bestuursbesluit. Een kalender zonder capaciteit en afhankelijkheden is schijnplanning.

Bouw van buiten naar binnen

1. bepaal eindmoment en acceptatie;
2. zet mijlpalen terug in de tijd;
3. leg afhankelijkheden vast;
4. schat werk samen met uitvoerders;
5. controleer capaciteit, wachttijd en buffer;
6. plan beslismomenten.

Opdracht

Maak een concept-mijlpaalplanning op basis van deze gegevens.

Toon:
- resultaat per mijlpaal;
- benodigde voorganger;
- eigenaar;
- geschatte doorlooptijd;
- capaciteit of beschikbaarheid;
- beslismoment;
- onzekerheid.

Gebruik bandbreedtes waar informatie onzeker is. Presenteer geen datum
als toezegging en markeer ontbrekende schattingen.
[RESULTATEN, RANDVOORWAARDEN EN BESCHIKBAARHEID]

Capaciteit valt weg

Halveer tijdelijk de beschikbare capaciteit. Laat drie scenario’s vergelijken: tijd verschuiven, scope verkleinen of extra capaciteit organiseren. Beoordeel effecten op kwaliteit en belasting, niet alleen op einddatum.

Capaciteit van vrijwilligers is geen percentage

Een planning die uitgaat van 0,2 fte klopt niet in vrijwilligerswerk. De werkelijkheid is: “dinsdagavond, als er niets tussenkomt.” En er komt vaak iets tussen. Reken daarom niet in uren per week maar in beschikbare avonden of dagdelen en houd rekening met wat er sowieso al vaststaat.

Teken eerst de vakanties

Zet in je kalender eerst de dingen die niet verschuiven: schoolvakanties, feestdagen, de zomerstop van de vereniging, het seizoen, de examenperiode van je jongste vrijwilliger. Pas daarna zet je taken in wat overblijft. De meeste vrijwilligersprojecten lopen niet vast op tempo maar op augustus.

Reken ook één ding expliciet uit: hoeveel doorlooptijd kost een besluit dat het bestuur moet nemen? Vergaderen ze eens per zes weken, dan is dat gemiddeld drie weken wachten per besluit. Drie besluiten is dus twee maanden, ook als niemand iets fout doet.

Bewijs van leren

• Mijlpalen beschrijven resultaten.
• Afhankelijkheden en beslismomenten zijn zichtbaar.
• Beschikbaarheid is apart van doorlooptijd beoordeeld.
• Ik heb een capaciteitsverstoring doorgerekend zonder schijnprecisie.

Klaar wanneer

De planning uitlegt wat haalbaar lijkt, waarop dat is gebaseerd en waar onzekerheid zit.