Module 5 - Risico’s, issues en besluiten uit elkaar houden
Richttijd: 20 minuten, lezen en de opdracht doen.
Eerst een vraag
Voordat je verder leest, één vraag. Antwoord vanuit je eigen ervaring.
De situatie
In het overleg staat: “Leverancier, risico, actie projectleider.” Niemand weet of er al vertraging is, wat moet gebeuren of wie iets beslist.
Gebruik vijf labels
- aanname: iets waarop de aanpak voorlopig rust;
- risico: onzekere gebeurtenis met mogelijk gevolg;
- issue: probleem dat nu bestaat;
- actie: afgesproken handeling;
- besluit: keuze van een bevoegde persoon of groep.
Opdracht
Classificeer ieder punt als aanname, risico, issue, actie of besluit.
Geef per punt:
- zakelijke formulering;
- bewijs of bron;
- eigenaar;
- datum of controlemoment;
- benodigde vervolgstap;
- escalatie als een grens wordt overschreden.
Markeer twijfel en verander een bespreekpunt niet in een genomen besluit.
[PROJECTNOTITIES]
Een vroeg signaal per risico
Maak voor drie risico’s een vroeg signaal en een concrete drempel. Niet “goed volgen”, maar bijvoorbeeld: minder dan vijf testgebruikers tien werkdagen voor de test leidt tot herplanning door de opdrachtgever.
Het risico dat niemand opschrijft
Vraag een projectgroep naar risico’s en je krijgt: leverancier te laat, budget te krap, techniek valt tegen. Wat er nooit staat, is het risico dat in vrijwilligersprojecten verreweg het vaakst optreedt: de kartrekker stopt. Door een nieuwe baan, ziekte, een verhuizing of gewoon omdat het niet meer leuk is.
Het staat er niet omdat het ongemakkelijk voelt om op te schrijven, zeker als die kartrekker jijzelf bent. Zet het er toch in, met dezelfde behandeling als elk ander risico: oorzaak, gebeurtenis, gevolg en een vroeg signaal. Een bruikbaar signaal is bijvoorbeeld: twee keer achter elkaar een afspraak verzet.
De maatregel is niet ingewikkeld. Per resultaat een tweede persoon die weet waar het staat en hoe ver het is. Niet als reserve die alles overneemt, maar als iemand die kan uitleggen wat er ligt.
Bewijs van leren
- Mijn log onderscheidt de vijf labels.
- Risico’s hebben oorzaak, gebeurtenis en gevolg.
- Issues hebben eigenaar en eerstvolgende stap.
- Besluiten verwijzen naar beslisser en bron.
Klaar wanneer
Iemand uit het log kan afleiden wat onzeker is, wat al misgaat en welke keuze formeel is gemaakt.