Module 1 - Overdracht en jaarplanning

Richttijd: 15 minuten, lezen en de opdracht doen.

De situatie

De vorige commissie stuurt een verslag van twee pagina’s. Onderliggende aantekeningen ontbreken. Eén aanbeveling, dubbele goedkeuring bij betalingen boven € 2.500, staat nog open.

Maak een controlekalender

Plan terug vanaf de ALV:

• datum definitieve stukken;
• eerste dossierbeoordeling;
• aanvullende vragen;
• controleafspraak;
• steekproeven en vervolg;
• voorlopige bevindingen;
• wederhoor;
• definitief verslag;
• bespreking met bestuur;
• verzending voor de ALV.

Plan ruimte voor ontbrekende informatie en herstel. Eén avond vlak vóór de ALV is geen controleplan.

Opdracht

Maak een overdrachts- en planningsnotitie met open aanbevelingen, benodigde expertise, taakverdeling, mijlpalen en escalatiemomenten.

Simulatiebesluit

De penningmeester vraagt de controle pas vijf dagen vóór verzending van de ALV-stukken te doen. Kies hoe je reageert: accepteren, een minimale controle plannen, of tijdig een nieuwe planning en consequenties voorleggen.

Bewijs van leren

• De planning werkt terug vanaf de ALV.
• Wederhoor en herstel hebben eigen tijd.
• Vorige aanbevelingen hebben een vervolgstatus.
• Taken binnen de commissie zijn verdeeld.

Klaar wanneer

De planning voldoende tijd laat voor bewijs, vragen, reactie en een onafhankelijk verslag.