Module 8 - Het definitieve gesprek met het bestuur

Richttijd: 15 minuten, lezen en de opdracht doen.

De situatie

Voor verzending aan de ALV bespreekt de commissie het conceptverslag met het bestuur. De voorzitter zegt:

Jullie controleren de cijfers. De opmerking over betaalbevoegdheid hoort niet bij jullie taak en moet uit het verslag.

Bereid drie dingen voor

• de feitelijke kern per bevinding;
• de relatie met de financiële verantwoording en beschikbare norm;
• wat feitelijke correctie is en wat verschil van inzicht blijft.

Het bestuur mag fouten aanwijzen en aanvullende informatie geven. Het bepaalt niet de onafhankelijke bevinding of formulering van de commissie.

Binnen of buiten de opdracht

De commissie hoort geen algemeen bestuursbeleid te beoordelen. Zij mag wel financiële risico’s en controleerbaarheid signaleren wanneer die relevant zijn voor de onderzochte stukken. Motiveer die relatie concreet.

Opdracht

Maak een gesprekskaart met verwachte vragen:

• Waarom hebben jullie dit onderzocht?
• Is dit financieel materieel?
• Welke norm gebruiken jullie?
• Is de reactie van de penningmeester verwerkt?
• Waarom volstaat de aanvullende informatie niet?
• Welke herstelmogelijkheid is er?
• Wat willen jullie precies aan de ALV adviseren?

Simulatiebesluit

Kies hoe je reageert op het verzoek een passage te verwijderen. De beste route kan zijn: feit opnieuw controleren, formulering versmallen en het punt behouden als de relatie met de controle aantoonbaar blijft.

Bewijs van leren

• Ik kan iedere bevinding aan opdracht en bewijs koppelen.
• Feitelijke correctie en druk op de conclusie zijn onderscheiden.
• Ik kan een te brede formulering versmallen.
• Verschil van inzicht kan zichtbaar blijven.

Klaar wanneer

Het verslag feitelijk sterker uit het gesprek komt zonder dat het bestuur de onafhankelijke conclusie overneemt.