Module 5 - Voorlopige bevindingen en hoor en wederhoor
Richttijd: 15 minuten, lezen en de opdracht doen.
De situatie
De commissie heeft drie punten:
- een betaling zonder voldoende onderbouwing;
- een niet-aangesloten reservering;
- geen aantoonbare dubbele goedkeuring bij vier grote betalingen.
Een bevinding bevat criterium, aangetroffen situatie, bewijs, gevolg en zo nodig aanbeveling. Schrijf niet zwaarder dan het bewijs draagt.
Voorlopig, niet vaag
Gebruik formuleringen als:
Bij vier onderzochte betalingen boven € 2.500 is in de beschikbare stukken geen tweede goedkeuring aangetroffen. De penningmeester is gevraagd of die goedkeuring elders is vastgelegd.
Niet:
Het bestuur houdt zich nooit aan de regels.
Opdracht
Maak een bevindingenmatrix en een agenda voor wederhoor. Stuur feiten en vragen vooraf, zodat de penningmeester zich kan voorbereiden.
Simulatiebesluit
De penningmeester zegt dat de commissie wantrouwen uitstraalt en dat mondeling akkoord gebruikelijk is. Kies: de bevinding intrekken, vasthouden zonder reactie te verwerken, of bron en norm opnieuw toetsen en de reactie zichtbaar meenemen.
Bewijs van leren
- Bevindingen bevatten criterium, situatie en bewijs.
- Gevolg en aanbeveling zijn niet overdreven.
- De reactie van de penningmeester is controleerbaar vastgelegd.
- Nieuwe informatie wordt getoetst, niet automatisch geaccepteerd.
Korte zelftoets
Klaar wanneer
De penningmeester de feiten kan corrigeren zonder de onafhankelijke conclusie te bepalen.