Module 3 - Van stukken naar een controleprogramma

Richttijd: 20 minuten, lezen en de opdracht doen.

De situatie

De stukken zijn grotendeels compleet. De contributieopbrengst daalde 8 procent, evenementenuitgaven stegen 22 procent en een nieuwe voorziening verschijnt zonder uitgebreide toelichting.

Controleer in lagen

1. formele volledigheid en ondertekening;
2. rekenkundige aansluiting;
3. aansluiting met bank, kas en administratie;
4. vergelijking met begroting en vorig jaar;
5. grote, ongebruikelijke of risicovolle posten;
6. bestaan, volledigheid, periode en bevoegdheid;
7. opvolging eerdere bevindingen;
8. toelichting en begrijpelijkheid voor de ALV.

AI kan verschillen rangschikken en vragen voorstellen. Controleer berekeningen altijd in bronadministratie of spreadsheet.

Controleer ook wie erbij kan

Cijfers kloppen soms terwijl de bevoegdheden dat niet doen. Toegang wordt bij verenigingen vrijwel nooit ingetrokken: mensen komen erbij, gaan weg en de rechten blijven staan. Vraag daarom bij de bank een actueel overzicht op en leg dat naast het huidige bestuur.

• de bankrekening: wie heeft een pas, wie mag tekenen, wie mag alleen kijken, wie krijgt de codes voor betaalopdrachten;
• doorstuurregels op de mailbox van het secretariaat of de penningmeester, ook naar privéadressen;
• de gedeelde map: wie is eigenaar, wie kan rechten uitdelen, welke mappen staan open voor iedereen met de link;
• de ledenadministratie: wie kan de hele ledenlijst exporteren;
• sleutels, kluis, kassa en pinapparaat.

Twee vuistregels om aan te toetsen. Toegang hoort bij een rol en niet bij een persoon, dus wie de rol verlaat verliest de toegang op dezelfde dag. En degene die de rechten beheert, hoort niet degene te zijn wiens eigen werk in dat systeem wordt gecontroleerd.

Klopt de lijst niet, dan is dat een bevinding voor het verslag. Ook als er niets mee is gebeurd: het gaat om de mogelijkheid, niet om het vermoeden.

Zo ziet één regel eruit

Een controleprogramma is een lijst van dit soort regels. Hieronder staat er één, uitgewerkt op de daling van de contributieopbrengst uit de situatie hierboven.

• Controlevraag: is de daling van de contributieopbrengst met 8 procent te verklaren uit het ledenverloop?
• Bron: de ledenadministratie per 1 januari en per 31 december, en het contributiebesluit van de ledenvergadering.
• Werkwijze: het aantal leden per categorie maal het vastgestelde tarief, en die uitkomst naast de geboekte opbrengst leggen.
• Uitvoerder: Karin, met een tweede paar ogen van Bert bij de berekening zelf.
• Uitkomst: het verschil is 8 procent en het ledenverloop verklaart er 5. Er blijft 3 procent over.
• Vervolg: navragen of er kwijtscheldingen zijn verleend of facturen open staan. Pas als dat is uitgezocht, is dit punt afgerond.

De uitkomst is hier met opzet niet “klopt” of “klopt niet”. Een controle die eindigt met een rest die je nog niet kunt verklaren, is niet mislukt. Dat is juist het punt waarop je doorvraagt.

Opdracht

Maak een controleprogramma met controlevraag, bron, werkwijze, uitvoerder, uitkomst en vervolg.

Simulatiebesluit

AI meldt dat de daling in contributie “waarschijnlijk door ledenverlies” komt. Kies of je dit overneemt, als hypothese noteert of verwijdert en welke bronnen je nodig hebt.

Bewijs van leren

• Mijn programma koppelt vragen aan bronnen en bewijs.
• Rekenen en duiden zijn gescheiden.
• Ongebruikelijke posten krijgen gerichte aandacht.
• AI-verklaringen blijven hypothesen tot controle.

Klaar wanneer

De commissie kan uitleggen waarom zij welke controles uitvoert.