Module 4 - Steekproeven kiezen en vastleggen

Richttijd: 15 minuten, lezen en de opdracht doen.

De situatie

De administratie bevat 1.240 transacties. Alles controleren is niet haalbaar. De commissie kiest gerichte steekproeven en enkele willekeurige posten.

Een verdedigbare mix

Selecteer bijvoorbeeld:

• grote bedragen;
• ongebruikelijke leveranciers of omschrijvingen;
• transacties rond jaareinde;
• handmatige correcties;
• betalingen aan bestuurders of verbonden partijen;
• contante uitgaven;
• posten uit eerdere bevindingen;
• willekeurige posten uit de rest.

Leg vooraf doel en selectiewijze vast. Een steekproef geeft geen absolute zekerheid over alle transacties.

Per post controleren

Bestaan, onderbouwing, bedrag, periode, grootboekrekening, zakelijke grond, bevoegdheid, betaling en eventuele tegenboeking.

Simulatiebesluit

Een betaling van € 3.850 heeft geen factuur. Er is alleen een e-mail van de voorzitter: “Akkoord, graag betalen.” Kies welke aanvullende informatie je vraagt en hoe je de bevinding voorlopig classificeert.

Bewijs van leren

• Mijn steekproef heeft een vooraf beschreven doel.
• Gerichte en willekeurige selectie zijn gecombineerd.
• Iedere geteste post heeft een bewijslog.
• Ontbrekende onderbouwing is nog niet als fraude benoemd.

Klaar wanneer

Een ander commissielid selectie, controle en uitkomst kan reconstrueren.