Module 2 - Stukken opvragen en omgaan met ontbrekende informatie

Richttijd: 25 minuten, lezen en de opdracht doen.

De situatie

Op de afgesproken datum ontvangt de commissie de jaarrekening, een grootboekexport en één bankafschrift. De begroting, saldibalans, tweede bankrekening, betaalbewijzen en toelichting op reserves ontbreken.

Stukkenlijst op maat

Vraag niet blind “alles” op. Koppel ieder stuk aan een controledoel:

• balans en staat van baten en lasten met toelichting;
• aansluiting grootboek en saldibalans;
• bank- en kasinformatie;
• begroting en vergelijkende cijfers;
• debiteuren, crediteuren en verplichtingen;
• onderbouwing van posten en steekproeven;
• bevoegdheden en bestuursbesluiten;
• subsidies, geoormerkte gelden of belastingen waar relevant;
• opvolging van eerdere aanbevelingen.

Zo ziet één regel eruit

Voordat je het register zelf maakt, staat hier één regel helemaal ingevuld. Dit is het formaat waar de opdracht om vraagt.

• Stuk: het afschrift van de tweede bankrekening over het hele boekjaar.
• Doel: vaststellen of alle bankmutaties in het grootboek zijn verwerkt. Zonder dit afschrift kan de commissie dat voor die rekening niet nagaan.
• Verzoekdatum: 4 maart, schriftelijk, met deze toelichting erbij.
• Eigenaar: de penningmeester beschikt over de inloggegevens, het bestuur is aanspreekbaar op de levering.
• Termijn: 18 maart, twee weken. Dat is ruim genoeg en het past nog vóór de ledenvergadering van 12 april.
• Status: herinnering gestuurd op 19 maart, nog geen reactie ontvangen.
• Gevolg voor de controle: blijft het afschrift uit, dan is dit een controlebeperking. De commissie kan dan geen uitspraak doen over de volledigheid van de ontvangsten, en zo komt het in het verslag te staan.

Let op de laatste regel. Die is het lastigst en het belangrijkst, want je schrijft nu al op wat er gebeurt als het stuk niet komt. Doe je dat pas achteraf, dan klinkt het als een verwijt. Doe je het vooraf, dan is het een aangekondigd gevolg.

Opdracht

Maak een ontbrekende-stukkenregister met stuk, doel, verzoekdatum, eigenaar, termijn, status en gevolg voor de controle.

Schrijf een zakelijk en niet-beschuldigend vervolgverzoek.
Noem per ontbrekend stuk waarom het nodig is, een redelijke termijn
en dat de commissie zonder voldoende informatie mogelijk een
controlebeperking moet rapporteren.
Verzin geen wettelijke sanctie.

Simulatiebesluit

De penningmeester noemt bankafschriften vertrouwelijk. Kies hoe je noodzaak, veilige inzage en gevolgen van niet-aanlevering uitlegt.

Bewijs van leren

• Ieder gevraagd stuk heeft een controledoel.
• Ontbrekende stukken zijn traceerbaar geregistreerd.
• De reactie is proportioneel en schriftelijk.
• Ik heb het mogelijke effect op de conclusie benoemd zonder vooruit te lopen.

Klaar wanneer

Duidelijk is wat ontbreekt, waarom het nodig is en wat de commissie wel en niet kan onderzoeken.